Afgeschreven?
Als zakelijke computers zijn afgeschreven en worden vervangen, zullen enkele hun oude dag slijten als printerserver of als testsysteem op de ICT-afdeling. De meeste machines zullen de organisatie echter verlaten. USB-sticks is eenzelfde lot beschoren als hun opslagcapaciteit te klein is geworden. En ook Blackberry's, iPhones en andere zakelijke smartphones en gsm's gaan de deur uit zodra ze verouderd zijn.
Als computers jarenlang dienst hebben gedaan, zijn er veel gegevens op verwerkt. Dit zijn bijvoorbeeld bestanden met klantgegevens of offertes en facturen die waardevol kunnen zijn voor (potentiele) klanten of concurrenten. Er kan ook strategische of technische informatie op staan over producten of de organisatie van ondernemingen.
Veel systeembeheerders formatteren de harde schijven in oude computers of wissen zelfs de hele schijfindeling. Op het eerste gezicht lijken de harde schijven dan leeg, maar schijn bedriegt. Met bepaalde software is in zo 'n geval vaak makkelijk tot 90 procent van de oude data terug te vinden en inzichtelijk te maken.
USB-sticks, die voornamelijk worden gebruikt om bestanden over te zetten en te vervoeren, bevatten meestal ook nog veel waardevolle bestanden. Ongeacht of gebruikers die hebben verwijderd of niet. Met speciale software is op bepaalde smartphones en gsm's eveneens veel belangrijke informatie terug te vinden die is verwijderd met de optie 'fabrieksinstellingen terugzetten'. Naast de contactgegevens en sms-berichten kunnen er bijvoorbeeld nog e-mailberichten op staan als de toestellen waren gesynchroniseerd met zakelijke e-mailpostbussen.
Om er helemaal zeker van te zijn dat data niet op straat belanden, is het fysiek vernietigen van oude gegevensdragers de beste optie. Los van de waarde van de informatie die op de gegevensdrager achterblijft, kan het feit dat gegevens zijn uitgelekt immers al imagoschade teweegbrengen bij klanten en/of burgers.
Als niet tot de vernietiging van de gegevensdragers wordt overgaan, zullen alle data erop in ieder geval overschreven moeten worden met software voor dit doel. De oude pc's kunnen daarna dan worden verkocht aan opkopers die ze bijvoorbeeld nog wat oplappen voor het gebruik op basisscholen, waar de eisen aan de computers lager zijn.
Het bewust omgaan met oude apparatuur en het instellen van vaste procedures hiervoor verkleinen het risico dat vertrouwelijke gegevens in verkeerde handen vallen. De ICT Security-specialisten van Hoffmann kunnen u hierover adviseren en controleren of de procedures voor het vernietigen van bedrijfsinformatie op uw apparatuur doeltreffend zijn. Neem voor meer vrijblijvende informatie contact met ons op.
Een verkorte voorpublicatie van dit artikel verscheen al in de kennisrubriek 'Kennis van zaken' van ons magazine Hoffmanntips voor het bedrijfsleven en publieke sector, aflevering 219 op pagina 4.
