Beroofd, getild en opgelicht
Het begon met een anonieme brief. Normaal doet onderzoeker en forensisch expert Cees Schaap niets met anonieme beschuldigingen. Maar deze brief was zo concreet. De medewerker van een nutsbedrijf die over de aanbestedingen ging, zou al tijden worden omgekocht. De medewerker was verantwoordelijk voor het afsluiten van miljoenencontracten voor zijn werkgever, maar hij zou er zelf ook vaak iets aan overhouden. In de brief stond opgesomd wat de medewerker de afgelopen tijd allemaal gekregen zou hebben: een auto, een camper, een zwembad in zijn tuin, een nieuwe keuken en een dakkapel. In opdracht van het nutsbedrijf begon Schaap met zijn bedrijf SBV Forensics uit Dordrecht een onderzoek naar de medewerker. Ze concentreerden zich eerst op een van de 'giften' uit de brief: de auto. Uit observatie bleek inderdaad dat de man in een gloednieuwe Mercedes reed. Maar die zette hij nooit bij zijn werk neer. Hij parkeerde de auto altijd drie straten verderop.
Schaap deed navraag bij lokale Mercedes-dealers naar recente verkopen. Dat leverde niets op. Tot hij in een dorp bij een autohandelaar kwam. Schaap liet een foto zien en de autohandelaar kon zich nog herinneren dat de medewerker van het nutsbedrijf bij hem was geweest, samen met een andere man en een vrouw. Die andere man had de Mercedes afgerekend, contant. Schaap benaderde die man. Hij was een onderaannemer, die al snel vertelde waarom hij die Mercedes had betaald. Dat had hij gedaan in opdracht van een hoofdaannemer. In ruil voor de Mercedes kreeg die hoofdaannemer van de medewerker van het nutsbedrijf een mooie opdracht voor het aanleggen van waterleidingen. Het bedrijf ontsloeg de medewerker en diende een schadeclaim in.
Bedrijven die getild worden door werknemers - het komt heel veel voor, zegt Cees Schaap. De inkoper die ook meteen maar wat laptops bestelt voor familie en vrienden. De man die over de aanbestedingen gaat en zich laat omkopen. De boekhouder die wat rommelt met de boekhouding en geld wegsluist. De werknemer die een aannemer inhuurt, die ook meteen maar even bij hem thuis de badkamer moet verbouwen. Maar hoe vaak het gebeurt en hoeveel schade bedrijven er door lijden, is niet bekend.
Jaarlijks worden er wel onderzoeksgegevens gepubliceerd naar fraude binnen ondernemingen. Zo blijkt uit een onderzoek van PricewaterhouseCoopers van november vorig jaar, dat van de 76 ondervraagde Nederlandse organisaties 14 procent het laatste jaar te maken heeft gehad met bedrijfsfraude. Volgens PwC is dat een opvallend laag percentage in vergelijking met de rest van de wereld.
Een verklaring is dat Nederland verhoudingsgewijs veel kleine bedrijven kent - minder dan 200 werknemers - die doorgaans minder geavanceerde maatregelen hebben genomen om fraude op te sporen. Die kleinere bedrijven weten dus niet altijd dat zij door fraude getroffen zijn, schrijft PwC. Dat is sowieso het probleem. Volgens PwC liggen alle fraudecijfers zeer waarschijnlijk hoger. Economische criminaliteit is een risico waar veel organisaties mee te maken hebben, maar waarover men niet graag spreekt. Hoeveel schade een bedrijf lijdt door fraude is ook moeilijk vast te stellen. Berekenen en inschatten van de schade heeft volgens PwC altijd een subjectief element. Maar van de 76 door PwC ondervraagde Nederlandse ondernemingen gaf 91 procent aan dat de schade lager was dan 70.000 euro. Bij 9 procent lag het schadebedrag tussen de 350.000 en 700.000 euro.
Aan de snelweg A6 in Almere staat het kantoor van Hoffmann Bedrijfsrecherche. Een groot gebouw met spiegelende ruiten. Binnen is het strak ingericht. Bezoek wordt per intercom de lift ingestuurd en boven opgevangen. Naast elke deur is een kaartlezer gemonteerd. Geen deur staat open. Dat heeft niets met kilheid te maken, maar met procedures, zegt Ron Nieuwendijk van Hoffmann Bedrijfsrecherche.
Een van zijn klanten klaagde dat er vaak laptops bij hem verdwenen. Dat was een echt Brabants bedrijf. Ons kent ons, iedereen liep in en uit. Om diefstal tegen te gaan, kreeg voortaan iedereen een pasje. Zonder pas kwam niemand meer binnen. Een poosje later belde de baas opnieuw naar Hoffmann Bedrijfsrecherche. Er waren weer laptops verdwenen. „Kom ik daar, staan de deuren open, met zo'n blokje er onder. Zegt de receptioniste tegen me dat er zoveel mensen in en uit lopen dat dichthouden geen doen is."
En als Nieuwendijk vervolgens een lijst vraagt van alle mensen die een pas hebben, blijkt dat sommige personeelsleden er meerdere hebben. Waarom? „Tja, neem Piet, dat is een oudgediende. Die moet nog zo wennen aan het nieuwe systeem en dus vergeet hij altijd zijn pasje. En dan kreeg hij weer een nieuwe." Inmiddels had hij er al vijf. Wat Nieuwendijk met dit voorbeeld wil zeggen, is dat je allerlei maatregelen kan nemen om fraude en diefstal tegen te gaan, maar dat je de organisatie er ook op moet inrichten. „En daarom zitten bij ons alle deuren dicht. Hier verdwijnt niets."
Ongeveer duizend opdrachten krijgt Hoffmann Bedrijfsrecherche jaarlijks. Grote bedrijven, kleine bedrijven, gemeenten, provincies: bedrijfsfraude vindt overal plaats. Meestal wordt het bij toeval ontdekt of er komen klachten van klanten, zegt Nieuwendijk. Als een bedrijf zich bij Hoffmann Bedrijfsrecherche meldt, volgt er eerst een intakegesprek. Wat moet er precies onderzocht worden? Het bedrijf heeft zes afdelingen: observatie, research, een technische afdeling, een forensisch administratieve afdeling, een afdeling voor digitale recherche en de afdeling bedrijfsrechercheurs.
Maar waarom schakelt een bedrijf een recherchebureau in en stapt het niet naar de politie? Nieuwendijk denkt dat een bedrijf meer heeft aan een particulier bureau, omdat dit beter in staat is problemen op te lossen. De prioriteit van de politie ligt vooral bij de openbare orde en veiligheid, En als ze uiteindelijk wel een onderzoek starten, ben je als bedrijf de regie kwijt. Dan doet de politie haar onderzoek en niet jouw onderzoek. Dat hebben bedrijven liever niet.
Onderzoeker Cees Schaap kan het weten. Hij was in de jaren '90 fraudeofficier van justitie in Den Haag. „Zaken die ik nu zie, die zag ik toen niet. Bedrijven willen justitie er vaak buiten houden. Want een onderzoek van justitie geeft onrust en is vaak niet goed voor het imago. En je weet niet waar het eindigd." Als Schaap een onderzoek heeft afgerond en strafbare feiten heeft geconstateerd, maar zijn opdrachtgever wil niet dat er aangifte wordt gedaan, dan doet hij dat ook niet. „Ik word ingehuurd om voor een bedrijf een probleem op te lossen. Dus dat doe ik. Regelmatig adviseren we een klant om aangifte te doen, maar wij gaan daar niet over. We hebben verder een wettelijke en contractuele geheimhoudingsplicht." Gemeenten en andere overheidsinstellingen adviseert hij wel altijd aangifte te doen, want die zijn dat wettelijk verplicht. „Maar ook zij doen uiteindelijk niet altijd aangifte."
Ook bij Hoffmann Bedrijfsrecherche zullen ze niet zelf aangifte doen. Ook niet als ze tijdens hun onderzoek op andere strafbare feiten stuiten, dan waar ze voor gevraagd waren. Nieuwendijk: „Wij zijn ook niet verplicht dat te doen. Alleen als wij kinderporno aantreffen op een computer, doen we altijd aangifte. Dat vinden wij een morele verplichting. Het gebeurt een paar keer per jaar."
Na afloop van een onderzoek willen bedrijven altijd weten hoe ze de fraude voortaan kunnen voorkomen. Eerst zegt Schaap dan dat het onmogelijk is fraude helemaal uit te sluiten. Daarna vertelt hij welke maatregelen bedrijven kunnen nemen. Hoe je bedrijf fysiek, administratief en qua cultuur in elkaar zit, daar gaat het om, zegt Schaap. „Gelegenheid maakt de dief. Dus berg je kostbare spullen op. Zorg er voordat de inkoper niet tegelijk verantwoordelijk is voor de betalingen en dat voor uitbetaling ook een akkoord van de directie wordt afgegeven. En kijk naar de bedrijfscultuur. Als de sfeer slecht is, overuren nooit worden betaald en de chefs zelf niet het goede voorbeeld geven, dan lok je problemen uit."
Uit onderzoek blijkt dat er altijd sprake is van een aantal factoren waar bedrijven volgens Schaap naar moeten kijken als ze hun bedrijf minder fraudegevoelig willen maken. Onderzoekers noemen dit de fraudedriehoek: gelegenheid, motivatie of druk, en rationalisatie.
Schaap ziet de fraudedriehoek in bijna elk onderzoek terug. Zo kwam hij eens bij een bedrijf waar een werknemer fors gesjoemeld had. De reden bleek al snel gevonden. De man had een affaire en maakte allerlei dure uitjes met zijn minnares, hij ging vaak naar het casino waar hij veel geld verloor en maakte een paar keer per jaar vrij dure vakantiereizen. De ene collega wist van de minnares, de andere van zijn gokprobleem en de derde van zijn dure vakanties. „Maar de chef, die in een kamer ernaast zat, wist nergens van." Dus zei Schaap later tegen de chef dat het misschien wel handig was om voortaan met zijn ondergeschikten te praten en te vragen wat er allemaal speelde. „Dan had hij kunnen weten dat die werknemer door de omstandigheden onder druk stond om te frauderen."
Er zijn binnen een bedrijf altijd een paar functies die zeer fraudegevoelig zijn. Volgens Schaap en Nieuwendijk schieten bedrijven er al veel mee op als ze zich dat realiseren. Nieuwendijk: „De inkoper is er een van. Die mensen werken vaak alleen. Ze komen op beurzen met de bedrijven waarvan ze diensten moeten afnemen. Het is een klein wereldje." Nederland zou volgens hem een voorbeeld kunnen nemen aan Amerika, waar de inkopen van een bedrijf vaak door een complete commissie worden beoordeeld.
Veel bedrijven hebben volgens Schaap ook wel een soort commissie die over de aanbesteding gaat. Dat werkt volgens hem best goed. Alleen niet bij dat bedrijf waar hij onderzoek deed en de inkoper zelf ook in die commissie zat. Als er een aanbesteding werd gedaan, konden alle bedrijven voor vrijdag 4 uur 's middags hun offerte indienen. De commissie zat dan bij elkaar en maakte de enveloppen open. Daar zat de inkoper ook bij. Zodra het laagste bod bekend was, ging de inkoper snel even naar het toilet. Dan belde hij met een bevriende aannemer, van wie een werknemer een straat verderop in de auto zat te wachten, meteen laptop op schoot en een printer naast zich. Die maakte nog snel een offerte met het allerlaagste bod, printte dat uit en rende naar het kantoor. „Dan kwam hij hijgend binnen, vijf minuten te laat en vroeg of hij toch nog namens zijn baas een offerte mocht indienen." De betrokken inkoper kreeg voor bewezen diensten onder meer een keuken en een badkamer cadeau.
Met de economische crisis zien ze bij Hoffmann Bedrijfsrecherche vaker dit soort fraudegevallen voorbijkomen. Zoals de aannemer die ook meteen maar even het huis van zijn opdrachtgever moet schilderen. Zo'n aannemer doet dit uiteindelijk, omdat hij bang is dat de opdracht anders naar een concurrent gaat. En zoveel werk is er momenteel niet, zegt Hoffmann.
Wat de laatste tijd vooral voorkomt is digitale fraude, zoals Nieuwendijk dat noemt. Bedrijfsinformatie die wordt doorverkocht, betalingssystemen die aangepast zijn, of digitale klantenbestanden die meegenomen worden door een ontslagen medewerker. Op dit moment is hij bezig met een onderzoek bij een advocatenkantoor. Het kantoor verstuurde de afgelopen tijd facturen voor werk dat gedaan was door de advocaten. Alleen kwam het geld niet binnen. Na drie maanden wachten -het is tenslotte crisis- belde het advocatenkantoor er maar eens over op. Bleek de rekening allang betaald, maar aan een verkeerd rekeningnummer. „Toen de betaler de factuur er nog eens bij pakte, bleek daar ook dat verkeerde rekeningnummer op te staan", zegt Nieuwendijk. Hoffmann onderzoekt nu wie die facturen veranderde. „Dat kan iemand bij het advocatenkantoor zijn. Maar bijvoorbeeld ook de postbezorger. Er zijn veel mogelijkheden." De verkeerde rekening stond op naam van een katvanger die tot op heden onvindbaar is. Die rekening was inmiddels alweer leeg. „Het heeft maanden geduurd voor het werd ontdekt."
Fraude-onderzoek PwC
In het onderzoek van PricewaterhouseCoopers gaf 14 procent van de 76 ondervraagde Nederlandse bedrijven aan de laatste twaalf maanden fraude binnen de eigen onderneming te hebben ontdekt. In de meeste gevallen ging het om diefstal van goederen door het personeel. Daar kreeg 73 procent mee te maken. Op de tweede plaats staat handel met voorkennis, waar 27 procent last van had gehad. Daarna volgt corruptie, waar 15 procent mee te maken kreeg. Daarna komen nog frauduleuze kredietaanvragen, inbreuk intellectueel eigendom, witwassen en spionage. Daar werd 9 procent van de getroffen ondernemingen mee geconfronteerd.
Wereldwijd deden 3.000 ondernemingen mee aan het onderzoek. Daarvan was 30 procent naar eigen zeggen getroffen door bedrijfsfraude. Van hen had slecht 4 procent last gehad van handel met voorkennis door het personeel. aanzienlijk minder dan bij de Nederlandse ondernemingen die meededen aan het onderzoek.
Van de getroffen bedrijven startten maar heel weinig een juridische procedure tegen het frauderende personeel. In de meeste gevallen, 45 procent, volgt ontslag. In 27 procent van de gevallen komt de sjoemelaar ervan af meteen berisping. Slechts bij 18 procent van de fraude begint het bedrijf een juridische procedure. Wereldwijd ligt dit laatste percentage op ruim 30.
Uit het onderzoek blijkt dat bedrijven verwachten dat door de economische crisis de kans op fraude toeneemt. Van alle 3.000 ondervraagde bedrijven wereldwijd verwacht 40 procent dat de kans op fraude in de eigen organisatie toeneemt. Van de ondervraagde Nederlandse organisaties verwacht slechts 21 procent dat fraude toeneemt door de crisis.
