Continuous auditing
Het komt nog vaak voor dat leidinggevenden aan te veel of aan niet-relevante data worden blootgesteld. Een manager die bijvoorbeeld wekelijks een lijst met tientallen of honderden betalingen moet controleren, kan dat door tijdgebrek minder grondig doen zonder verwijtbaar nalatig te zijn. Hierdoor is het niet verwonderlijk dat er regelmatig fraudes plaatsvinden. Door het gebrek aan controle is het bovendien niet uitzonderlijk dat ze ook nog lang onopgemerkt kunnen blijven.
Veel fraudes worden veroorzaakt door ongeoorloofde wijzigingen in crediteurgegevens. Het veranderen van rekeningnummers bijvoorbeeld, of het aanmaken van nieuwe, valse crediteuraccounts. Deze fraudes zijn eenvoudig op te sporen als de controlelijst bijvoorbeeld alleen uit nieuwe crediteuren en gewijzigde crediteurgegevens bestaat. Een selectie op deze criteria verkleint de controlelijst namelijk aanzienlijk. Frauduleuze betalingen en ongeoorloofde wijzigingen vallen dan veel eerder op.
Een andere selectie uit de administratieve gegevens is uiteraard ook mogelijk. Denk aan facturen met extreme kortingen, of aan medewerkers die bankrekeningnummers van crediteuren hebben veranderd of meer dan een bepaald aantal creditnota's aanmaken in een specifiek tijdvak.
Managers weten dat het onbegonnen werk is om een verzameling data na te gaan als die te groot, of de specificatie ervan niet ter zake is. Dit werkt demotiverend waardoor zij de controles routinematig en onvoldoende grondig zullen uitvoeren. Uitzonderingsrapportages zijn echter per definitie relevant en hebben doorgaans een bescheiden omvang. Hiermee kan een kwalitatief betere controle worden uitgevoerd op een grotere hoeveelheid gegevens.
Een periodieke, geautomatiseerde toets op vooraf gedefinieerde criteria in een dataverzameling met speciale software heet continuous auditing. Als dit op een slimme manier wordt toegepast, kan het de controlekracht van het management enorm vergroten. Neem contact met ons op voor meer informatie of advies.
Een verkorte voorpublicatie van onderstaand artikel verscheen al in de kennisrubriek ‘Kennis van zaken' van ons magazine Recherchetips voor het bedrijfsleven en publieke sector, aflevering 215 op pagina 4.
