Artikelen

Maar gelukkig is fraude volgens het Almeerse recherchebureau Hoffmann
Bedrijfsrecherche goed te voorkomen. Soms komen bedrijven naar ons toe omdat er in hun zaak fraude is gepleegd. Dan gaan we de situatie
onderzoeken en adviseren we de ondememer over hoe hij dat in het
vervolg kan voorkomen. Maar het is natuurlijk altijd beter als we de
ondememer kunnen adviseren voordat er iets misgaat", begint Jos
Meekel, operationeel directeur van Hoffmann Bedrijfsrecherche. Hij
vervolgt: "Veel ondernemers denken: dat overkomt mij niet, maar het
komt vaker voor dan men denkt."

Hoffmann Bedrijfsrecherche doet onderzoek naar specifieke gevallen van fraude in onder andere horecabedrijven en adviseert over hoe een ondememer zijn personeel en eigendommen het beste kan beveiligen. Meekel: "De horeca is een vrije werkplek. Geldlades staan vaak open, mensen lopen met volle portemonnees over het terras, dat alles maakt het voor mensen die kwaad willen extra gemakkelijk."
Eten en drinken tijdens de dienst
Meekel geeft een voorbeeld: "Bij bedrijven die nog werken met
handgeschreven bonnen en een apart kassasysteem, kan je met gemak een
fles wijn verkopen en deze vervolgens niet aanslaan. Op die manier
kan de medewerker het geld van de fles in zijn eigen zak stoppen.
Zulke dingen zijn goed te voorkomen door te werken met een systeem
waarbij alles in een computer moet worden aangeslagen en is te
herleiden naar de individuele medewerker."
Ook wijst Meekel ondernemers vaak op hun eigen rol bij potentiele
fraude: "In de horeca heeft het personeel de neiging zelf te
consumeren zonder dat dit ergens wordt genoteerd. Soms gaat het zelfs
zover dat ook de vrienden van het personeel worden getrakteerd op eten en drinken. Dat kan natuurlijk niet, maar als je als ondememer regelmatig biertjes voor jezelf tapt, of weggeeft, dan is dat natuurlijk ook geen goed voorbeeld."
Open geldlades
Communicatie met je personeel is belangrijk als je als ondememer je
eigendommen veilig wilt stellen. "Praat met ze", begint Meekel. "Leg
uit waarom je bepaalde regels hebt opgesteld en
geef het goede voorbeeld. Maak afspraken over hoeveel er op een avond
gedronken en gegeten mag worden en laat het personeel opschrijven wat
ze nuttigen. Maak alles bespreekbaar, vraag je medewerkers
bijvoorbeeld wat ze zouden doen als ze zien dat een collega zich niet
aan de regels houdt." Om te voorkomen dat iemand geld achterover
drukt, kan de ondememer tijdens een dienst kascontroles doen. "Ik kom
wel eens in cafes waar op een drukke avond de geldlade non-stop
openstaat", vertelt Meekel. "Als personeel een eigen code krijgt
waarmee de lade geopend kan worden, ligt de drempel om iets te
ontvreemden hoger. Als je dan ook nog regelmatig het geld telt valt
te voorkomen dat je personeel de fout ingaat."
Verborgen camera's
Als er vermoedens zijn van fraude start Hoffmann een onderzoek.
Meekel: "Elke keer gaan we weer op een andere manier te werk. Soms
spitten we de hele administratie door. Dan kijken we of we rare
dingen zien, als er bijvoorbeeld op honderd liter ingekocht bier maar
tachtig officieel is verkocht. Uit de uitvoerige analyse van de
administratie blijkt vaak precies wat er fout gaat en nog
belangrijker: waar en wanneer." Het recherchebureau werkt met mystery
guests: "Dan gaan we langs, zonder ons bekend te maken. Op zulke
dagen krijgen we veel te weten. We zien hoe er wordt gewerkt, of
alles goed wordt ingeslagen, of het personeel zich houdt aan de
gemaakte afspraken, noem maar op. Soms kiezen we er voor om verborgen
camera's op te hangen, maar dat mag alleen als de ondememer zijn
personeel daar ook van op de hoogte heeft gesteld."
Nooit alleen sluiten
Gewapende overvallen komen volgens Meekel (nog) niet veel
voor in de Nederlandse horeca, maar ook hier geldt: beter voorkomen,
dan genezen. "Zorg dat je een goed alarmsysteem hebt. Investeer
daarin. Koop een goede kluis waarbij iedere gebruiker een eigen
unieke code en sleutel heeft. Geef slechts een paar medewerkers een
sleutel van de zaak en zorg ervoor dat niemand ooit de zaak in zijn
eentje sluit. En dat geldt niet alleen voor vrouwen, een man alleen
is net zo kwetsbaar." Grote bedrijven kunnen overwegen hun geld
professioneel te laten transporteren: "Dat is natuurhjk veiliger dan
je personeel elke dag met een dikke envelop over straat te sturen.
Als je er dan toch voor kiest om het zelf naar de bank te brengen,
zorg dan in ieder geval dat medewerker Marietje niet elke dag, op
hetzelfde tijdstip met een grote plastic tas de deur uitloopt
richting de bank. Dat gaat opvallen."
BEVEILIGINGSTIPS
• Werk met een kassasysteem dat is te herleiden naar de individuele
medewerker
• Investeer in een goed alarmstysteem.
• Koop een goede kluis. Geef iedere medewerker een eigen, unieke code
en sleutel.
• Sluit de zaak nooit alleen af.

VOLGENS MEEKEL BEGINT EEN BEVEILIGD BEDRIJF BIJ DE ONDERNEMER:
• "Steek tijd in een sollicitatiegesprek. Vraag door: wat is de
achtergrond van iemand, waarom wil hij of zij de horeca in, vraag om
originele getuigschriften en diploma's.
• Communiceer met het personeel.
Geef het goede voorbeeld. Stel duidelijke regels en leg uit waarom
die er zijn.
• Spreek af hoeveel er tijdens een dienst geconsumeerd mag worden per
personeelslid en hou jezelf daar ook aan.
• Frauderend personeel is het vaak niet eens met het salaris en met de
arbeidsomstandigheden. Laat daarom regelmatig je gezicht zien zodat je weet wat er speelt op de werkvloer.