Gebudgetteerd verlies
Column tijdschrift Controlling, nr 12 2005
Inmiddels zijn de meeste organisaties (al bijna) rond met de budgettering 2006. En juist budgetteren opent soms wagenwijd de deuren voor fraude.
Allereerst maar even over het oude jaar. Regelmatig hebben we van doen met fraudes die “grensoverschrijdend” zijn en dan doel ik op het meeslepen van een cijfermatige verantwoording, die naderhand onjuist blijkt te zijn. Waar verkoopbonussen bijvoorbeeld worden uitbetaald op basis van fictieve , veel te “zwaar” gebudgetteerde, omzetten. Slechts in de boeken opgenomen om de bonus veilig te stellen, dan wel lucratief te verhogen. Uiteraard moet die zaak administratief worden rechtgetrokken in een volgend jaar, maar wordt dan teruggeboekt op het oude jaar. Want de fraudeurs zouden natuurlijk niet graag zien dat hun verkoopinspanningen van het nieuwe jaar negatief worden beïnvloed! Zo kan jaar in jaar uit, een organisatie worden geconfronteerd met ten onrechte uitbetaalde bonussen.
Met betrekking tot 2006; ook een fikse waarschuwing. Veelal wordt daarbij terug gegrepen op het oude jaar (of zelfs meerdere jaren) en wordt een bepaalde constante doorgetrokken in de budgetten. Bijvoorbeeld door het steeds opnemen van een zelfde stijging, dan wel het keer op keer standaard hanteren van bepaalde vaste percentages op bepaalde onderwerpen. Waar ik met name uw aandacht op wil vestigen, is het budgetteren van schade, breuk, productieverlies, winkeldiefstal, derving enz. enz. En ik zou willen oproepen voor het komende jaar eens te overwegen uit te gaan van het percentage nul voor ál die posten, werkelijk zero-base-budgetting! Om gewoon eens een jaar te zien wat er dan gebeurt.
Enerzijds houdt dat de organisatie scherp, omdat voor elk verlies een verantwoording dient te worden afgelegd. En dat niet langer bedragen onder de noemer van een geaccepteerd budgetbedrag worden weggeschreven. Waar ook niemand meer op reageert, als het maar binnen dat percentage blijft. Anderzijds is dat ook de route die fraudeurs allang hebben ontdekt en naar hartelust gebruiken. Sterker nog, in voorkomende gevallen hebben daders in hun bekentenissen aan ons de eigen organisatie voor de voeten geworpen, dat er eigenlijk niemand slachtoffer is geweest van hun crimineel handelen. Het verlies is “per slot binnen het gebudgetteerde bedrag” gebleven en “wie had er dan wel nadeel ondervonden”?!
Zo herinner ik mij een prachtig dossier in de kledingbranche, waarbij een fiks aantal filiaalhouders was geconfronteerd met het gegeven dat het filiaal in Den Haag toch wel duidelijk uitstak boven de rest! Om precies te zijn; uitstak qua prestaties in het voorkomen van winkeldiefstal. En dat was beduidend lager dan budgettair vastgesteld. Resultaat: uit ons onderzoek bleek dat in het Haagse filiaal van winkeldiefstal en dus van buitenaf komend onheil nauwelijks sprake was. En dat kwam omdat alle 9 personeelsleden hadden besloten dat die derving van hun was! Een winkeldief kreeg eenvoudigweg geen poot aan de grond, men liet zich niet zo eenvoudig bestelen! De hogereschoolpsychologie van de daders was dat men minder stal dan gebudgetteerd en men zag dat bevestigd in het prijzen, voor het front van de troepen, van de bedrijfsleider. Terwijl de man dus tot over zijn oren in een fraudetraject verwikkeld was.
Een zelfde fenomeen kan uiteraard ook gebeuren als men schade vooraf reserveert voor problemen bij de productie, zoals we hebben meegemaakt bij kamerbreed tapijt. Altijd werd een bepaald percentage aan inloopkosten ingecalculeerd. In dat dossier bleken de productiemedewerkers druk bezig geweest te zorgen dat de machines dusdanig goed waren afgesteld, zodat vanaf de eerste meters de productie goed verkoopbaar was. Alleen niet voor hun werkgever, maar door henzelf, en dat alles binnen de onnodige marges. Overigens was dat traject bijzonder lucratief omdat men door het misbruik van ziekmeldingen, verzuimfraude dus, zelf ook nog eens als beunhaas deze vloerbedekking voor de goedwillende burger kamerbreed legde, in de tijd van de baas dus.
Nog zo’n gebudgetteerde ellende is het fenomeen korting, als vooraf bepaalde kortingspercentages ten opzichte van de omzet worden ingecalculeerd. Zeker bij organisaties waar de korting niet automatisch wordt gegeven, maar men wel bereid is die desgevraagd te verlenen, kan alras een circuit ontstaan waarbij onterecht kortingen worden geboekt. Gewoon, omdat de cliënten er niet om verzocht hadden. De werknemers echter, wetende dat er kortingsmogelijkheden bestaan, steken dat geld cash prachtig in hun zak. En de organisatie, die reageert niet. Want alles blijft binnen de vooraf gestelde marges.
Tijdens de lezingen die ik geef, stel ik altijd voor om als derving ter sprake komt, om het gehanteerde percentage, in goederen, op daadwerkelijke pallets, nou eens op de parkeerplaats neer te zetten, tijdens de kersttoespraak. En vervolgens het personeel daar op te wijzen met de melding dat ‘de baas’ bijzonder content is als aan het eind van het jaar die hoeveelheid goederen is verdwenen. U kunt erop rekenen dat er ook bij u mensen in dienst zijn, die die boodschap goed in de oren knopen!
Column door Gerd Hoffmann Jr.
Inmiddels zijn de meeste organisaties (al bijna) rond met de budgettering 2006. En juist budgetteren opent soms wagenwijd de deuren voor fraude.
Allereerst maar even over het oude jaar. Regelmatig hebben we van doen met fraudes die “grensoverschrijdend” zijn en dan doel ik op het meeslepen van een cijfermatige verantwoording, die naderhand onjuist blijkt te zijn. Waar verkoopbonussen bijvoorbeeld worden uitbetaald op basis van fictieve , veel te “zwaar” gebudgetteerde, omzetten. Slechts in de boeken opgenomen om de bonus veilig te stellen, dan wel lucratief te verhogen. Uiteraard moet die zaak administratief worden rechtgetrokken in een volgend jaar, maar wordt dan teruggeboekt op het oude jaar. Want de fraudeurs zouden natuurlijk niet graag zien dat hun verkoopinspanningen van het nieuwe jaar negatief worden beïnvloed! Zo kan jaar in jaar uit, een organisatie worden geconfronteerd met ten onrechte uitbetaalde bonussen.
Met betrekking tot 2006; ook een fikse waarschuwing. Veelal wordt daarbij terug gegrepen op het oude jaar (of zelfs meerdere jaren) en wordt een bepaalde constante doorgetrokken in de budgetten. Bijvoorbeeld door het steeds opnemen van een zelfde stijging, dan wel het keer op keer standaard hanteren van bepaalde vaste percentages op bepaalde onderwerpen. Waar ik met name uw aandacht op wil vestigen, is het budgetteren van schade, breuk, productieverlies, winkeldiefstal, derving enz. enz. En ik zou willen oproepen voor het komende jaar eens te overwegen uit te gaan van het percentage nul voor ál die posten, werkelijk zero-base-budgetting! Om gewoon eens een jaar te zien wat er dan gebeurt.
Enerzijds houdt dat de organisatie scherp, omdat voor elk verlies een verantwoording dient te worden afgelegd. En dat niet langer bedragen onder de noemer van een geaccepteerd budgetbedrag worden weggeschreven. Waar ook niemand meer op reageert, als het maar binnen dat percentage blijft. Anderzijds is dat ook de route die fraudeurs allang hebben ontdekt en naar hartelust gebruiken. Sterker nog, in voorkomende gevallen hebben daders in hun bekentenissen aan ons de eigen organisatie voor de voeten geworpen, dat er eigenlijk niemand slachtoffer is geweest van hun crimineel handelen. Het verlies is “per slot binnen het gebudgetteerde bedrag” gebleven en “wie had er dan wel nadeel ondervonden”?!
Zo herinner ik mij een prachtig dossier in de kledingbranche, waarbij een fiks aantal filiaalhouders was geconfronteerd met het gegeven dat het filiaal in Den Haag toch wel duidelijk uitstak boven de rest! Om precies te zijn; uitstak qua prestaties in het voorkomen van winkeldiefstal. En dat was beduidend lager dan budgettair vastgesteld. Resultaat: uit ons onderzoek bleek dat in het Haagse filiaal van winkeldiefstal en dus van buitenaf komend onheil nauwelijks sprake was. En dat kwam omdat alle 9 personeelsleden hadden besloten dat die derving van hun was! Een winkeldief kreeg eenvoudigweg geen poot aan de grond, men liet zich niet zo eenvoudig bestelen! De hogereschoolpsychologie van de daders was dat men minder stal dan gebudgetteerd en men zag dat bevestigd in het prijzen, voor het front van de troepen, van de bedrijfsleider. Terwijl de man dus tot over zijn oren in een fraudetraject verwikkeld was.
Een zelfde fenomeen kan uiteraard ook gebeuren als men schade vooraf reserveert voor problemen bij de productie, zoals we hebben meegemaakt bij kamerbreed tapijt. Altijd werd een bepaald percentage aan inloopkosten ingecalculeerd. In dat dossier bleken de productiemedewerkers druk bezig geweest te zorgen dat de machines dusdanig goed waren afgesteld, zodat vanaf de eerste meters de productie goed verkoopbaar was. Alleen niet voor hun werkgever, maar door henzelf, en dat alles binnen de onnodige marges. Overigens was dat traject bijzonder lucratief omdat men door het misbruik van ziekmeldingen, verzuimfraude dus, zelf ook nog eens als beunhaas deze vloerbedekking voor de goedwillende burger kamerbreed legde, in de tijd van de baas dus.
Nog zo’n gebudgetteerde ellende is het fenomeen korting, als vooraf bepaalde kortingspercentages ten opzichte van de omzet worden ingecalculeerd. Zeker bij organisaties waar de korting niet automatisch wordt gegeven, maar men wel bereid is die desgevraagd te verlenen, kan alras een circuit ontstaan waarbij onterecht kortingen worden geboekt. Gewoon, omdat de cliënten er niet om verzocht hadden. De werknemers echter, wetende dat er kortingsmogelijkheden bestaan, steken dat geld cash prachtig in hun zak. En de organisatie, die reageert niet. Want alles blijft binnen de vooraf gestelde marges.
Tijdens de lezingen die ik geef, stel ik altijd voor om als derving ter sprake komt, om het gehanteerde percentage, in goederen, op daadwerkelijke pallets, nou eens op de parkeerplaats neer te zetten, tijdens de kersttoespraak. En vervolgens het personeel daar op te wijzen met de melding dat ‘de baas’ bijzonder content is als aan het eind van het jaar die hoeveelheid goederen is verdwenen. U kunt erop rekenen dat er ook bij u mensen in dienst zijn, die die boodschap goed in de oren knopen!
Column door Gerd Hoffmann Jr.
Meer informatie
