Geld besparen met integer inkopen!

Geld besparen door integer in te kopen, kan dat dan? Jazeker! Het komt steeds vaker voor dat er integer -maar ook ethisch of duurzaam- ingekocht wordt. Bovendien helpt de actualiteit ook een handje mee. In dat opzicht zijn de volgende vragen voor u van belang: wordt de inkoper niet beïnvloed door geschenken, etentjes, studiereizen of, nog erger, steekpenningen? En doen de leveranciers ook mee met de inmiddels berucht geworden koffierondjes?

Integer inkopen is meer! Weet u precies waar uw ingekochte producten en diensten vandaan komen? Worden ze gemaakt in zogenoemde sweatshops (bedrijven met kinderarbeid) of door bedrijven die letterlijk asociale arbeidsvoorwaarden hebben? Of koopt u in bij organisaties die dictatoriale regimes financieel steunen? Globalisering en internet leiden er immers toe dat u vanachter uw eigen bureau zaken doet met partijen over de hele wereld zonder ze daadwerkelijk te ontmoeten.

En onherroepelijk komt het een keer aan het licht als u nog inkoopt bij een ethisch onverantwoorde organisatie. Shell, Nike en McDonalds hebben dit al ervaren. Naomi Klein heeft de wereldbestseller 'No Logo' geschreven over dit onderwerp. En de parlementaire enquête bouwnijverheid heeft onverbloemd duidelijk gemaakt hoe inkopers beïnvloed kunnen worden door de leveranciers. Het onderwerp is dus bijzonder actueel en de gevolgen van niet-integer inkopen zijn duidelijk: aantasting van het imago en financiële schade.

Hoe weet ik nu of mijn inkoopproces voldoende integer verloopt? Waar moet ik beginnen? Op deze site vindt u onderaan deze pagina een vragenlijst met 6 vragen. De onderwerpen van de vragen die u met 'NEE' beantwoordt, zijn wellicht aanknopingspunten voor verder onderzoek en verbeteringen.

Het eerste onderwerp dat bij de vragen aan de orde komt, is de gedragscode. De Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement (NEVI) heeft hiervoor een code ontwikkeld.  Maar ongewenste praktijken bij het inkopen kunnen niet worden tegengegaan door alleen een gedragscode op te stellen. Hiervoor is een cultuurverandering nodig die tijd kost. Het is een continu proces. Hieronder geven wij u een paar tips om deze cultuurverandering in te zetten:

Initieer als directie een project om het inkoopproces te beheersen en ongewenste praktijken tegen te gaan;

• Houdt als directie de eindverantwoording voor dit project;
• Zorg dat het inkoopproces net zoveel aandacht krijgt als de verkoop;
• Ga serieus om met fraudesignalen en probeer ze vroegtijdig te herkennen.(zie bijlage onderaan pagina)
• Controle ? Wantrouwen;
• Stuur concreet aan op verbeteringen in het inkoopproces;
• Betrek een externe partij bij de vergroting van het draagvlak;
• Zorg voor open, duidelijke en eerlijke communicatie naar de organisatie.
  
  

Een integer inkoopproces levert direct voordelen, werkt kostenbesparend en waarborgt het goede imago van uw onderneming. Men creëert een open, duidelijke en eerlijke cultuur waarbij mensen elkaar kunnen aanspreken en dilemma's bespreekbaar zijn. Het zal duidelijk worden dat iedereen daar beter van wordt


De zes vragen

Hoe weet ik nu of mijn inkoopproces voldoende integer verloopt? Waar moet ik beginnen? De onderwerpen van de onderstaande vragen die u met 'NEE' beantwoordt, zijn wellicht aanknopingspunten voor verder onderzoek en verbeteringen.

Heeft u een gedragscode voor uw inkopers?

• Zijn de inkoopprocessen en de bijbehorende maatregelen voor de interne controle (AO/IC) beschreven?
• Wordt de inkoopfunctie regelmatig beoordeeld op basis van deze gedragscode en de AO/IC?
• Kunt u bij belangrijke inkoopcontracten een audit (laten) doen bij de leverancier?
• Is er een vertrouwenspersoon aangesteld aan wie signalen van fraude of andere onregelmatigheden kunnen worden gemeld?
• Is iedereen er van doordrongen dat de inkoop net zo belangrijk is als de verkoop?
  
  

Bijlage bij het artikel Geld besparen met integer inkopen!

Offertes

• ontbreken van meerdere offertes bij belangrijke aankopen• offertes die in hoogte van het bedrag dicht tegen elkaar aanliggen

Leveranciers

• wisselen van leverancier zonder aanwijsbare reden
• leverancier die exclusieve contacten onderhoud met uitsluitend één medewerker in uw organisatie
• klachten van leveranciers dat zij op een onverklaarbare wijze orders missen
• een bepaalde leverancier met altijd de laagste offertes
• leveringen op ongebruikelijke tijdstippen en locaties
  
  

Procedures

• goedkeuren van inkoopfacturen door een niet bevoegde medewerker en/of buiten de procedures om
  
  

Goedkeuringsdrempel

• groot aantal facturen die net onder de goedkeuringsdrempel vallen,
  waardoor de leidinggevende niet hoeft te fiatteren
  
  

Inkoop

• inkopers die weinig of geen vakantie opnemen
• onverklaarbare stijging van de inkoopkosten
• rapportages van inkoop die niet overeenstemmen met de financiële administratie
• inkopers die in er een levensstijl op nahouden die niet past bij hun inkomen
• facturen waarop niet in een oogopslag duidelijk is wat er geleverd is