Hoffmann in de Pers

In de eerste maanden van 2009 verschenen er berichten in dagbladen en op radio en televisie dat de economische crisis in het bedrijfsleven voor een toename van fraude en diefstal zorgt. Echter, een korte belronde met managers en directeuren van enkele installatiebedrijven kan deze indruk bij hen niet direct bevestigen.

Toch zeggen de fraude-experts in de media dat er binnen hun eigen
klantenkring voor enkele miljoenen euro's extra wordt gestolen.
Hoffmann Bedrijfsrecherche, een voorname speler in deze branche,
maakte in maart bekend dat het een toename van dertig procent
waarneemt. Operationeel directeur bij Hoffmann Bedrijfsrecherche, Jos
Meekel, zegt dat er een duidelijk verband bestaat met de economische
crisis. De toename van dertig procent blijkt bij navraag bij Meekel
een toename te zijn in opdrachten die het bedrijf kreeg. Het bedrijf
krijgt dus meer opdrachten voor een onderzoek naar fraudeleuze
handelingen van medewerkers. Natuurlijk wordt zo'n opdracht meestal
niet voor niets verstrekt. Ook weet Meekel, uit contacten met
collega-bedrijfsrechercheurs, dat er over de hele linie een duidelijke toename
van fraudeonderzoek is te zien. Maar dat er dertig procent meer
wordt gestolen door werknemers, valt niet meteen te concluderen op
basis van bovenstaande gegevens.

Veel alerter
Meekel zegt namelijk ook dat bedrijven in moeilijke tijden veel alerter worden en meer aandacht besteden aan de opsporing en preventie van fraudezaken. De aard van de diefstal en het soort fraude lopen erg uiteen. De kleinschaligheid neemt toe. Werknemers stelen vooral kleine goederen, zoals gereedschap, laptops en mobieltjes, maar ook pakken papier, wijnflessen of andere zaken die door rechercheurs Ivt-artikelen (leuk-voor-thuis) worden genoemd. 'We zien nu dat werkge-vers dit soort vergrijpen wat zwaarder opnemen dan voorheen. Dit heeft ongetwijfeld te maken met het feit dat het de bedrijven tot vorig jaar relatief goed ging. En dan is een pak papier
of een kraan uit het magazijn, om in jullie branche te blijven, wellicht minder erg in de beleving van de bedrijfsleiding. In elk geval wilden ze er toen minder tijd aan besteden, omdat de baten niet opwegen tegen de kosten en de moeite die een onderzoek vergt. Nu het bij de bedrijven minder gaat, ligt dit ineens heel anders.'

Ook speelt er volgens Meekel nog een andere reden om diefstal en
fraude nu wel serieuzer aan te pakken. 'Het doen van onderzoek naar
mogelijke diefstal of fraude om bewijsmateriaal te verzamelen kost
natuurlijk geld.Toch zijn ondernemers daartoe nu sneller bereid, omdat zij toch al mensen moeten ontslaan en het ontslag kost ook geld. Zij maken daarom wel degelijk een afweging van de kosten voor een dergelijk fraude-onderzoek enerzijds en de kosten voor het op reguliere wijze ontslaan van een medewerker anderzijds. Daarbij wil de werkgever het liefst afscheid nemen van mensen die hij toch al niet vertrouwt. Alleen moet hij dit wel kunnen bewijzen. Zodra er harde bewijzen zijn, is een ontslaggesprek ineens veel gemakkelijker. In de meeste gevallen is bewijs voor diefstal een terecht argument voor ontslag op staande voet.'

Omvang schade
De jaarlijkse schade door diefstal en fraude van medewerkers wordt
door de sector van beveiligers en bedrijfsrecherches geschat op zes
procent van de jaarwinst. Ook een bedrag van 3 miljard euro wordt
vaak genoemd. Dat is exclusief verzekeringsfraude en diefstal in de
detailhandel. Voor de politie zijn deze 'kleine vormen van
diefstal' door medewerkers, maar vaak ook grote fraudezaken geen
prioriteit. Dit komt omdat het voor de politie lastige onderzoeken
zijn met een kleine kans op succes. Ook moeten werkgevers open en
bloot aangifte doen, en dat kan soms nog schadelijker zijn voor het
imago van een bedrijf. Veel ondernemers kiezen daarom voor het intern
oplossen van de problemen en laten een recherchebureau bewijzen
aandragen. Als ik moet aangeven welke mensen in een organisatie het
vaakst over de scheef gaan, dan zijn hetveelal mensen die in
magazijnen werken of daar vrijelijk toegang tot hebben, en mensen die
in de boekhouding allerlei zaken kunnen aanpassen. Vooral in deze
laatste categorie zien we de grootste schade. Denk daarbij aan
methoden met valse facturen, het maken van onderhandse prijsafspraken
met leveranciers, levering van diensten die aan henzelf ten goede
komen, maar waarbij de kosten ten laste zijn voor de onderneming,
enzovoorts.

Dit zijn echt serieuze problemen die veel ondernemers enorm
onderschatten', zegt Meekel. Ook zijn collega Raymond Dorr van het
gelijknamige recherchebureau in Rotterdam zegt dat het een
misvatting is te denken dat de slecht betaalde, lageropgeleide
medewerkers de boel saboteren. Hij zegt dat het vaker mensen uit het
midden- en hoger kader zijn die hun positie misbruiken. Maar meer in
het algemeen zegt hij: 'Mensen die stelen, sabotage plegen of de boel
oplichten, zitten vaak niet lekker in hun vel. Het zijn bijvoorbeeld
de mensen met een te hoge hypotheek en twee auto's voor de deur. Door
dit werk heb ik geleerd dat ook 'goede mensen' in staat zijn 'slechte' dingen te doen.'

Goede voorbeeld geven
Beide deskundigen vinden daarom dat het geven van een goed voorbeeld
essentieel is. Als de bedrijfsleiding verkeerde signalen afgeeft of
het zelf niet zo nauw neemt met de discipline en profiteren van
haarfunctie, dan heeft dat een negatieve uitstraling naar de
medewerkers. Daarom is het niet vreemd dat de mogelijkheden voor
fraude toenemen naarmate het toezicht op medewerkers kleiner is.
'Niet zelden ontstaat de aanleiding voor een onderzoek doordat
bijvoorbeeld een nieuwe medewerker in dienst komt', zegt Meekel.
'Deze man of vrouw verbaast zich over bepaalde zaken, zoals die in
een boekhouding worden verwerkt, vertrouwt het niet en gaat vragen
stellen. Of hij of zij kaart zijn of haar vermoedens aan bij de
bedrijfsleiding. Het is dus belangrijk dat de bedrijfsleiding
voldoende controle houdt. Een scheiding van functies kan daarbij een
belangrijk middel zijn. Het is niet handig als de inkoper en de
boekhouder een en dezelfde persoon ziin.'

Volgens Meekel is de kans op diefstal en fraude in bedrijven met
minder dan tien medewerkers relatief kleiner, omdat daar meer sociale
controle is en de ondernemer vaak zelf de boekhouding in eigen hand
heeft. Ook bij grote bedrijven, met meer dan honderdvijftig man
personeel, zijn vaak controlemechanismen opgezet, waardoor het een
stuk lastiger is om fraude te plegen. Daarom lopen bedrijven met een
omvang van tien tot honderdvijftig man personeel de meeste risico's.

Bijklussen is hellend vlak
'Wat in het verleden, juist in de technische bedrijven, meespeelde
bij het niet willen zien of willen onderzoeken van fraude en diefstal, is het probleem om voldoende medewerkers te krijgen. Veel werkgevers bedekten om die reden bepaalde problemen met de mantel der liefde, zeker als de financiele consequenties niet te groot waren.'Volgens Meekel gaat het dan om zaken als het bijklussen door medewerkers met bedrijfsmiddelen van de baas. Bedrijven moeten daarom heldere regels opstellen. 'Voor je het weet, raak je op een hellend vlak en gaan medewerkers grenzen verleggen. Maken ze eerst alleen gebruik van het elektrisch gereedschap, dan gaan ze op een bepaald moment ook kleine materialen gebruiken, zoals pluggen en schroeven, die toch in de bestelbus van de werkgever liggen, en uiteindelijk halen ze grote
materialen, zoals kranen en koppelingen, uit het magazijn voor hun
eigen klussen.'

Preventieve maatregelen in een bedrijf, zoals cameratoezicht, zijn
toegestaan, mits een bedrijf goede protocollen opstelt en de aanwezigheid van camera's aan alle medewerkers - ook aan externe schoonmakers of beveiligers - bekendmaakt.

Bedrijfsrechercheurs zelf maken wel eens gebruik van 'onzichtbare'
camera's, maar dat mogen zij alleen als er duidelijke aanwijzingen
zijn van fraude en voor een beperkte periode. Overigens blijkt uit
statistieken van Hoffmann Bedrijfsrecherche dat trouwe medewerkers
vaker van hun baas stelen dan relatief nieuwe medewerkers. Van alle
daders van bedrijfsdiefstal en fraude die Hoffmann de afgelopen jaren
ontmaskerde, werkt bijna tweederde tussen de zes jaar en dertig jaar
voor hetzelfde bedrijf. Een andere preventieve maatregel die weinig
aandacht krijgt, aldus de bedrijfsrechercheurs, is een goede controle
op cv's. Niemand vermeldt ontslag op staande voet op zijn cv. Het kan
echter geen kwaad naar redenen van ontslag te vragen als mensen op
sollicitatiegesprek komen. Zeker dertig procent van de cv's bevat
onjuiste informatie. Meestal gaat het over opleidingen die niet zijn
afgemaakt, terwijl de sollicitant dat wel suggereert, het weglaten of
zelfs vervalsen van een bepaald arbeidsverleden, maar ook het ten
onrechte vermelden van gevoigde vakopleidingen. En een werkgever is
uiteindelijk wel verantwoordelijk wanneer een werknemer bepaalde
werkzaamheden verricht, terwijl hij daarvoor niet over de juiste
papieren of certificaten blijkt te beschikken.

VIJF GOUDEN REGELS VAN DORR BEDRIJFSRECHERCHE
1. Screen het personeel vooraf - Veel medewerkers die nu stelen,
stalen ook al bij hun vorige werkgever.
2. Houd controle op het bedrijfsproces - Zorg voor een goede
takenstructuur en baken deze af.
3. Verricht af en aan controles - Controleer steekproefsgewijs
medewerkers op allerlei zaken, ook hun ziekteverzuim.
4. Reageer op signalen van derden - Niets brengt een bedrijf grotere
schade toe dan ongemotiveerde werknemers die, na het herhaaldelijk
geven van signalen, merken dat de directie niets doet.
5. Voer regelmatig gesprekken - Door geregeld gesprekken te voeren
met de mensen op de werkvloer, leer je pas goed wat daar leeft.