Kennis van Zaken

Leidinggevenden zijn zich onvoldoende bewust van het doorslaggevende belang van hun voorbeeldfunctie voor de preventie van interne fraude.

Van Golberdinge, per mail: "In de detailhandel is juist veel aandacht voor de sleutelrol van het management in het voorkomen van interne fraude. Dat blijkt al uit het feit dat de verantwoordelijkheden van filiaalmanagers fors groter zijn dan die van winkelmedewerkers. Meer verantwoordelijkheden betekent dat hogere eisen worden gesteld aan de kwaliteiten van deze managers. Maar er is meer nodig dan formele verantwoordelijkheden. De leidinggevende dient zich ook dienovereenkomstig te gedragen. Om dat te stimuleren wordt van een leidinggevende verlangd dat hij de veiligheidsprocedures naleeft en de medewerkers erbij betrekt."

Van Rijsingen-Verberne en Bogaards, ook per mail: "Wij proberen bewustwording te creëren door het onderwerp veiligheid regelmatig op de agenda te zetten, bijvoorbeeld tijdens het werkoverleg. Ook maken wij leidinggevenden geregeld attent op het feit dat zij een voorbeeldfunctie hebben. Kleine dingen kunnen daarbij het verschil uitmaken, zoals zelf een opgeruimde werkplek hebben."

IJzerman, telefonisch: "De voorbeeldfunctie van leidinggevenden is uitermate belangrijk. Als leidinggevenden zich niet gedragen zoals zij vinden dat hun medewerkers dat moeten doen, dan is er een kans dat die medewerkers dat gedrag nog een graadje erger kopiëren. Als ik kijk naar de retail dan zijn leidinggevenden zich hier over het algemeen wel van bewust, maar er zijn natuurlijk uitzonderingen.

Het is belangrijk om elkaar op dit gebied te stimuleren. Als een regiomanager weet dat een bepaalde bedrijfsleider op dit gebied zwak is, dan moet hij hem helpen en hem er ook op aanspreken. En dat laatste vergeten we nog wel eens. Diefstalpreventie maakt geen deel uit van de standaard werkzaamheden. Als er gestolen wordt, komen mensen er meestal achter dat ze preventie hebben laten versloffen. Daarom is het belangrijk om de werksfeer goed te hebben maar ook goed te houden. En daar zijn controles voor nodig. Dat is misschien niet leuk, maar wel noodzakelijk."

Minderman, per mail: "Het is noodzakelijk dat binnen de onderneming duidelijk is wat wel en niet kan. De bedrijfsregels moeten niet alleen worden vastgelegd, maar ook worden gecommuniceerd naar alle medewerkers. Leidinggevenden hebben een cruciale rol. Als leidinggevenden zich niet houden aan de eigen bedrijfsregels, dan zullen de medewerkers zich niet bezwaard voelen om de regels te overtreden. Ondernemers die met interne fraude te maken hebben gehad, geven later vaak aan dat zij te goed van vertrouwen zijn geweest. Daar is uit af te leiden dat leidinggevenden zich inderdaad onvoldoende bewust zijn van hun rol."

Bij indiensttreding moeten leidinggevenden altijd worden gescreend om de kans op integriteitsbreuken te verkleinen.

Van Rijsingen-Verberne en Bogaards: "Hier zijn wij het mee eens. Al geruime tijd worden nagenoeg al onze nieuwe medewerkers gescreend. Voor bepaalde functies wordt deze screening uitgebreid met een antecedentenonderzoek."

IJzerman: "Ik ben een groot voorstander van screenen. Het is niet altijd eenvoudig om daar de handen voor op elkaar te krijgen, want er zijn natuurlijk kosten aan verbonden. Maar het is al afdoende om alleen de laatste twee of drie overgebleven kandidaten te laten screenen."

Van Golberdinge: "Ja, het raadplegen van referenties is essentieel. De detailhandel werkt niet voor niets met een waarschuwingsregister waarin frauderende ex-medewerkers onder bepaalde voorwaarden worden ingevoerd. Met dit register straalt een winkelbedrijf al aan de voordeur uit scherp te zijn in het voorkomen van interne fraude. Frauderen heeft gevolgen voor de loopbaan. In de afweging om iemand wel of niet te registreren, is de functie van de fraudeur een factor. Fraude door een leidinggevende wordt uiteraard als ernstig aangemerkt."

Minderman: "Bedrijven in logistiek zijn extra kwetsbaar door opslag en transport van vaak aantrekkelijke goederen. 87 procent is ten minste één keer slachtoffer geworden van enige vorm van interne criminaliteit. De logistieke sector beschikt sinds 2009 over het WLS. Doel van dit waarschuwingsregister is een integere bedrijfstak met minder criminaliteit. De gehanteerde uitgangspunten van het WLS zijn gebaseerd op aangifte en ontslag bij vaststelling van fraude en/of criminaliteit Het register is een essentieel onderdeel van werving en selectie. De check via het WLS is bedoeld voor alle werknemers in de logistiek, dus ook voor leidinggevenden."

Duidelijke regels over het gebruik van sociale media, zoals Facebook en Twitter, zijn nodig om het lekken van informatie te voorkomen.

Van Rijsingen-Verberne en Bogaards: "Wij hebben duidelijke regels voor internetgebruik en die zijn inderdaad nodig. Dat blijkt wel uit hoe frequent gevoelige informatie van bedrijven of overheden via de nieuwe media in het nieuws komt."

Minderman: "Jazeker, duidelijke regels zijn noodzakelijk voor alle medewerkers binnen de onderneming. Dus niet alleen voor medewerkers op vitale informatieposities binnen het bedrijf. Er zijn voorbeelden bekend van chauffeurs die trots op hun weblog schreven welke lading en routes ze reden, waardoor criminelen makkelijk konden toeslaan."

IJzerman: "Trots zijn op je bedrijf is fantastisch, maar dat mag het bedrijf niet schaden. Lekken helemaal voorkomen is een utopie maar excessen kunnen worden voorkomen. Alleen het verbieden om bedrijfsinformatie op de nieuwe media naar buiten te brengen, is zinloos. Wat wel helpt is aan medewerkers uitleggen waarom het gevaarlijk kan zijn om de bedrijfsnaam te gebruiken, en vooral voor beursgenoteerde ondernemingen. Als medewerkers de consequenties begrijpen, ook voor hun eigen functie, gaan ze over het algemeen zorgvuldig met bedrijfsinformatie om."

De procedures om schade te verhalen op interne fraudeurs moeten simpeler worden.

Van Golberdinge: "Er valt iets voor te zeggen om de procedures te versimpelen, zeker wanneer het gaat om voegen [de gelede schade claimen, red.] in strafzaken. In strafzaken zijn rechters geneigd om alleen eenvoudige gevallen van schadevergoeding te behandelen. Als het al tot een strafzaak komt, want het Openbaar Ministerie seponeert door tijdgebrek veel interne fraudezaken. Dat betekent dat winkelbedrijven toch vaak op de civiele procedure zijn aangewezen. In het civiele proces is een winkelbedrijf nog meer genoodzaakt een kosten-batenanalyse te maken. Hoewel niet altijd nodig, is een advocaat vaak wel aan te raden. En het verder verhogen van de griffiekosten, wat het kabinet kennelijk van plan is, zal een extra drempel opwerpen."

IJzerman: "Het verhogen van de griffiekosten zal met name de kleine ondernemers eerder afschrikken dan helpen. Dat kan wellicht een bepaalde vorm van rechtsongelijkheid teweegbrengen want vermogende ondernemers halen dan sneller hun recht dan de minder vermogende.

Naast het versimpelen van de procedures mag het parket ook transparanter worden. Ik denk dan aan de standaardformulieren om te voegen in strafzaken. De beoordeling van de informatie daarop en toevoegingen erbij, is landelijk niet eenduidig. Voor een rechtszaak in Den Bosch moest ik bepaalde verklaringen overleggen, terwijl dat in Den Haag niet nodig was. Dat kan simpeler, ook voor het parket zelf. Zo zouden er meer randvoorwaarden kunnen worden opgenomen. Bijvoorbeeld over de maximum declaratiekosten voor de inzet van eigen medewerkers om een fraudeur te ontmaskeren. Daarnaast kan het OM tijd besparen door de persoonsnamen te vermelden op de afloopberichten om schade te verhalen. Ik moet er altijd achteraan bellen om die namen te weten te komen."

Minderman: "De ondernemer heeft inderdaad regelmatig het nakijken. Er is bij ondernemers veel frustratie over ontslagprocedures bij de civiele rechter. Het komt regelmatig voor dat ontslaggronden onvoldoende worden bevonden (door een gebrek aan bewijs of onrechtmatig verkregen bewijs). De ondernemers moeten de vermeende dief vervolgens schadeloos stellen of weer in dienst nemen. Ook doen ondernemers vaak geen aangifte en handelen ze zaken intern af. TLN benadrukt het belang om ook bij interne fraude en criminaliteit altijd aangifte te doen. Alleen bij aangifte en ontslag kan immers gebruik worden gemaakt van het WLS en kan de naam van de fraudeur in het register worden opgenomen. Op deze manier wordt voorkomen dat malafide figuren bij de buurman weer aan de slag gaan."

Bij de beslissing over de aanschaf van nieuwe software voor voorraadbeheer, staan organisaties te weinig stil bij de interne fraudegevoeligheid ervan.

Van Golberdinge: "Alles is te kraken, zelfs het Pentagon blijkt bij herhaling niet waterdicht. De detailhandel heeft dan ook niet de illusie dat met het voorraadbeheer niet gefraudeerd kan worden. Automatisering heeft echter wel als grote voordeel dat het fraudeurs lastig maakt met de voorraad te knoeien."

IJzerman: "Ja, zelfs het Pentagon is te kraken maar daar is heel veel kennis voor nodig. Die freaks zullen er altijd blijven maar ik heb niet de indruk dat die voortdurend ons systeem proberen te kraken. In het algemeen is er bij bedrijven op hoog niveau weinig kennis over welke software of modules nodig zijn om interne fraude te voorkomen of de controle op de fraudemogelijkheden te verbeteren. Bij de keuze voor nieuwe software wordt veiligheid vaak vergeten omdat mensen daar niet iedere dag mee worden geconfronteerd. Ondernemers die zelf interne fraude hebben meegemaakt, zullen sneller bereid zijn om meer geld uit te geven aan technische preventie. Soms gaat het slechts om een paar instellingen die geactiveerd moeten worden. Dat gebeurt dan niet omdat mensen zich niet realiseren dat fraude kan plaatsvinden. Fraude gebeurt altijd bij de buurman, totdat je zelf de buurman bent."

Van Rijsingen-Verberne en Bogaards: "Ons bedrijf handelt in diefstalgevoelige producten. Daarom hebben wij in eigen beheer een uitgebreid softwarepakket ontwikkeld. Met deze software is het mogelijk om de geld- en goederenstroom continu te bewaken en op elkaar aan te laten sluiten. Daarnaast stelt dit systeem ons in staat om het werkproces inzichtelijk te maken op medewerkerniveau. Uiteraard doen wij alles om interne fraude zoveel mogelijk uit te sluiten. Dit pakket helpt ons daar tot nu toe prima bij."

Minderman: "Er is onvoldoende bewustwording over de noodzaak van bijbehorende interne procedures. Bij vertrek van medewerkers en uitzendkrachten worden passwords niet veranderd. Ook worden inlogcodes op het beeldscherm geplakt. Wij attenderen ondernemers op het belang om hier zorgvuldig mee om te gaan."

Meer informatie over het Waarschuwingsregister Logistieke Sector vindt u hier: www.stichtingwls.nl

Meer informatie over het waarschuwingsregister van de stichting Fraude Aanpak Detailhandel kunt u hier http://www.stichtingfad.nl/

De reacties op de eerste drie stellingen zijn in ingekorte vorm al verschenen in de Hoffmann-Special Integere bedrijfsvoering, een themanummer van ons magazine Recherchetips voor bedrijven met voorraden.