Artikelen

Controlling, maart 2006

Recent gaf ik weer een gastcollege voor een post-HBO Controllersopleiding en daar werd aan het eind uitvoerig stil gestaan, door de deelnemers, bij het fenomeen antecedentenonderzoek en toen wist ik meteen wat ik u in deze column wilde mededelen!
 
Zoals steeds weer uit onze statistieken blijkt zit bij heel veel organisaties het probleem bij de voordeur. Je kunt controleren wat je wil, in welke financiële of andere administratie dan ook; maar als je uitgaat van het gegeven dat fraudeurs of andere laakbare individuen in je organisatie werkzaam zijn, dan kan het niet anders dan dat je vroeg of laat tegen fraude en andere ellende aanloopt. Echte fraudeurs is mijn ervaring, kunnen het gewoon niet laten.
 
Nu wil ik niet pleiten voor het afschaffen van controlefuncties, sterker nog, ik ben daar een uitgesproken voorstander van, ik vind alleen dat je bij overstroming als eerste de kraan dicht moet draaien en niet moet beginnen met dweilen.
Doorgetrokken naar uw organisatie zou dat moeten betekenen dat een stringente controle van het in dienst te nemen nieuw personeel, in welk verband dan ook, een must moet zijn. Zodat we bij Hoffmann niet steeds wéér hoeven te dweilen, in de vorm van allerlei fraude- en andere onderzoeken. Zelfs daar waar mensen tijdelijk, op welke wijze dan ook, in dienst zijn geldt precies hetzelfde. Sterker nog, vaak worden tijdelijk of ingeleend personeel of stagiaires als ongevaarlijk beschouwd. Hetzelfde geldt daar waar mensen van een lagere functie doorgroeien naar een hogere positie en, alléén omdat zo’n individu al lang in beeld is, zonder meer als betrouwbaar wordt gekwalificeerd. En dan ga ik er voor het gemak vanuit dat er überhaupt over nagedacht is.
 
Een stelregel moet zijn dat iemand die op een vertrouwensfunctie komt, van binnen of van buiten, tijdelijk of zomaar, moet worden gecontroleerd. Anders loopt het, zoals bij ABN-Amro in Haaksbergen. Tot hun schade en schande hebben zij gemerkt dat een medewerker, die in het kader van zijn opleiding Commercieel Medewerker Bank- en Verzekeringswezen zijn werkzaamheden verrichtte, de boel verkend had tijdens zijn verblijf in het filiaal. Deze verkenning leidde vervolgens tot een overval met gijzeling op die vestiging.
 
Voor de branche van financiële intermediairs is in het kader van de Wet Financiële Dienstverlening, de WFD, nu in elk recent geval het nodige vastgelegd over de wijze van screening en verantwoordelijkheden van de leiding over de tewerkgestelden. En dat dat noodzakelijk is gebleken, is wel duidelijk uit alle gevallen van oplichting van onder meer verzekeringsmaatschappijen en hypotheekverleners. En ook steeds maar weer met hulp van eigen mensen!
 
Voor organisaties waar een dergelijke wettelijke verplichting nog niet bestaat, bestaat een andere verplichting: namelijk die van het gezonde verstand.
Dweilen met de kraan open is een onzinnige bezigheid. Controlewerkzaamheden terwijl de voordeur wagenwijd openstaat voor allerlei los en vast volk, van externe chauffeurs en leveranciers tot tijdelijke krachten en stagiaires (en natuurlijk altijd voor hen met een vast dienstverband), is veel meer nodig dan een vrijblijvend gesprek en het evenzo vrijblijvend inwinnen van telefonische referenties. Daar waar het niet afdoende gebeurt, verrichten wij onze fraude-onderzoeksactiviteiten. Vaak op veel meer dan tijdelijke basis.
 
 
Column door Gerd Hoffmann Jr.