Van pennen tot laptops... Lenen meenemen of stelen?
Interne criminaliteit tiert welig, blijkt uit een enquete die het
blad Management Team onder haar lezers hield. De ondervraagden gaven
aan nog regelmatig te maken te hebben met stelende werknemers.
Zestien procent stelt dat in het bedrijf regelmatig wordt gestolen.
Ruim veertig procent van de respondenten zegt dat het 'een enkele
keer' gebeurt. Maar liefst dertig procent van de managers heeft wel
eens een medewerker op heterdaad betrapt en vijf procent zelfs
meerdere keren.
Taboe
Het is niet gemakkelijk na te gaan hoeveel bij bedrijven wordt
gestolen en wat de schade van interne criminaliteit is. Bedrijven en
ook facilitaire managers praten niet graag over het onderwerp, er
rust zogezegd een taboe op. Ze zijn bang voor slechte publiciteit.
Dat geldt vooral voor beursgenoteerde bedrijven. In de meeste
gevallen wordt dan ook geen aangifte gedaan. Daarbij bestaat het idee
dat de politie geen prioriteit zou geven aan deze zaken.
Lenen of stelen?
'Interne criminaliteit is zo'n breed begrip, dat behoeft een kader',
zegt Rob Wittkampf, van KernFacility Executive, een onderneming die
bedrijven, overheden en instellingen op het gebied van huisvesting,
services en middelen adviseert. Wittkampf heeft dertig jaar
ervaring als facility manager bij de meest uiteenlopende bedrijven en
is momenteel hoofd Huisvesting en Facilitair Beheer bij Stichting
Jeugdformaat in Rijswijk.
'Er is een enorm verschil tussen sectoren en bedrijven onderling.
Bovendien zijn de goederen die worden gestolen uiteenlopend. We praten over diefstal van goederen waar bedrijven eigenaar van zijn, zoals
potloden en laptops, maar ook over de portefeuille van collega's. Het
meenemen van potloden en pennen, dat gebeurt voornamelijk rond het
nieuwe schooljaar, vind ik wat anders dan het lenen van laptops
die na beeindiging van het dienstverband niet worden ingeleverd.
Fraude is weer een ander verhaal. Met wat voor interne criminaliteit
een bedrijf te kampen heeft, hangt erg af van het type bedrijf en de
cultuur.'
Maar wat is stelen? 'Dat hangt van het bedrijf af, stelt Gerard
Bongers, senior security consultant/particulier onderzoeker bij
beveiligingsbedrijf Securitas. 'De ene werkgever vindt ongeoorloofd
kopieren al stelen; een ander gaat daar wat losser mee om. Denk maar
aan graaikasten, waarin pennen en bloc-notes voor het grijpen liggen.'
Ook Jos Meekel, directeur Hoffmann Bedrijfsrecherche, komt in zijn
werk alle soorten van diefstal tegen. 'De laatste tijd zien we steeds
meer digitale fraude bij bedrijven. Dat gebeurt in veel gevallen door
het midden en hoger management. De managers hebben
toegang tot de systemen. Het draait bij fraude om de vier m's: macht,
middel, mogelijkheid en motief.'
Sancties
Dat bedrijven weinig aangifte van interne criminaliteit doen,
betekent volgens Meekel niet dat er geen oplossing wordt gezocht.
'Het wordt alleen binnen vier muren gehouden. Een medewerker kan zijn
zegje doen en er wordt - als dat nodig is - een advocaat ingezet. Als
feitelijk bewezen is dat de medewerker schuldig is, volgen sancties.
Dat kan ontslag betekenen, of dat iemand wordt teruggezet in functie
of vakantiedagen moet inleveren.' Bongers ziet bovendien in de hoogte
van de sanctie verschil naarmate de functie hoger wordt. 'Medewerkers met een lagere functie worden eerder ontslagen dan collega's in het midden of hoger kader.'
Ontslag of niet, Wittkampf benadrukt dat het altijd belangrijk is om
aangifte te doen. 'Al zie je het zelf niet, een externe partij kan
misschien een rode draad ontdekken. Ga niet zelf pionieren, maar huur
een professional in. Er hangt voor een bedrijf veel van af; interne
criminaliteit kan leiden tot imagoverlies. Door alle partijen die
toezicht houden op bedrijven komen zulke zaken uiteindelijk toch wel
naar buiten. Dus ga niet zelf de Sherlock Holmes uithangen, maar huur
een expert in.'
Helaas sterven de adviezen en plannen die in samenwerking met de
beveiligingspartijen worden opgesteld nog regelmatig een langzame
dood, aldus Bongers. 'We kijken bij na verloop van tijd hoe het gaat
bij een bedrijf en wat met onze adviezen is gedaan. Dan blijkt geregeld dat het onvoldoende is. Daar is meestal niet een oorzaak voor te noemen. Het kan aan een gewijzigd facilitair beleid te wijten zijn, of juist
de plannen die zijn blijven liggen door een reorganisatie.' 'In
economisch goede tijden vinden bedrijven interne criminaliteit minder
erg en zien ze het meer als bedrijfsrisico', constateert Wittkampf.
'Ze ondernemen pas wat op het moment dat de financiele schade te
groot wordt. Dan heb ik het niet alleen over goederen,
maar vooral over diefstal van informatie. Daarbij speelt ook de mate
van gevoeligheid van de informatie een rol. Maar ook als de overheid
een bepaalde opdracht niet volgens de Europese regels aanbesteedt,
kan dat als een vorm van criminaliteit worden gezien.'
Preventie
De ervaring van Wittkampf als facility manager is dat werkgevers vaak
repressief handelen. Ze ondernemen pas achteraf actie. 'Ik heb bij
bedrijven gewerkt waar geen registratieplicht of zelfs geen
huishoudelijk reglement was. Door wet- en regelgeving en
maatschappelijke kaders - je wilt niet op de voorpagina van De
Telegraaf staan tenslotte - is bij bedrijven wel meer aandacht voor
preventieve maatregelen.' Dat preventie meer dan zinvol is, weet ook
Bongers. 'Van alle diefstallen door medewerkers is 82 procent
makkelijk Slechts 10% van de bedrijven vraagt sollicitanten om een verklaring van goed gedrag te voorkomen als je als bedrijf maar goede maatregelen neemt en een strak georganiseerde onderneming hebt. Dat neerzetten hoeft helemaal niet veel tijd en moeite te kosten. Als je als werkgever maar
duidelijke afspraken met je personeel maakt. Het draait om het
signaal dat je als werkgever afgeeft aan de medewerker.'
Als manager moet je het goede voorbeeld geven. Dat heeft ook een
positieve invioed, merkt Meekel. 'Als de facilitair manager met
pakken kopieerpapier onder zijn arm naar huis gaat, wat voor een
signaal geeft hij dan af ? En leg uit waarom een topbestuur-der een
topinkomen verdient. Dan voelen werknemers zich minder bena-deeld. De
tijd van 'ik ben de directeur en ik doe wat ik wil' is voorbij.'
Niet goed geregeld
Uit de scans die Securitas bij bedrijven doet, blijkt dat beveiliging
in bedrijven over het algemeen niet goed is geregeld. Volgens Bongers
heb je aan een alarmsysteem alleen niet voldoende. 'Niet iedereen
loopt rechtstreeks met zijn spullen naar buiten. Er zijn legio
schuilplaatsen in een gebouw. De verlaagde plafonds bij toiletten
zijn een veel gebruikte plaats. De afvalstroom is een prachtig
doorgeefluik. We kwamen er bij een bedrijf bijvoorbeeld achter dat
laptops waren gestolen door de persoon die de hygienebox leegt. Deze
mensen horen voor je gevoel bij het personeel en worden daarom door
de receptie doorgelaten zonder de naam te noteren. Zo kun je niet
nagaan wie ten tijde van de diefstal in het gebouw waren.'
Externe dienstverleners
'Vertrouw niet iedereen is het motto. Ook met externe
schoonmaakbedrijven moet je oppassen', vindt Bongers. 'Medewerkers
denken vaak een sleutel-tje goed opgeborgen te hebben, maar
als schoonmakers week na week langskomen, hebben ze alle tijd om
laatjes te openen, sleutels te vinden en uit te proberen op welke
kasten en deuren deze passen. Ook laten mensen van alles op hun
bureau liggen, waaronder papieren met informatie die niet iedereen
mag zien. Dat geldt net zo goed voor de HR-afdeling en de financiele
afdeling. Die gevoelige informatie moet voor een buitenstaander toch
niet zomaar in te kijken zijn? Dat geldt net zo goed voor de papieren
die je in een papierbak onder je bureau gooit om ze door de
schoonmaak te laten vernietigen. Je kunt waardevolle documenten beter
zelf vernietigen.'
Sleutelbeheer
Ook op het gebied van sleutelbeheer zijn de nodige verbeteringen
mogelijk. 'Als ik vraag wie een sleutel van welke ruimte heeft, krijg
ik hele lijsten', vervolgt Bongers. 'Het lijkt een soort van status
te zijn, toegang tot zoveel ruimten te hebben. Maar als je nagaat wie nou eigenlijk echt een sleutel nodig heeft, dan kan de groep veel kleiner worden gemaakt. Als je de groep beperkt houdt en een schakelcode instelt, kun je veel makkelijker bijhouden wie wanneer het pand betreedt. Houd wel
technische ruimtes en kasten goed afgesloten.'
Meekel ervaart dat ook. 'Met sleutelbeheer is eveneens digitale fraude
tegen te gaan. Via internetbankieren is geld gemakkelijk op een priverekening te storten. Als de bedragen die worden doorgesluisd niet te hoog zijn, valt dat niet zomaar op. Dat is niet meer mogelijk als je verschillende mensen bij het financiele proces betrekt. Dus degene die een bestelling doet niet zelf het
akkoord laten geven. Daar gaat een preventieve werking vanuit:
werknemers weten dat en hoe je het onder controle hebt.'
Goed gedragverklaring
Volgens Bongers begint fraudebestrij-ding aan de voordeur. 'Vraag aan
sollicitanten een verklaring van goed gedrag. Maar tien procent van
de bedrijven doet dat. Dat is bijzonder weinig als je nagaat hoe
makkelijk je op deze manier kunt nagaan of iemand een crimineel
verleden heeft. Ook bedrijven die met uitzendkrachten werken, kunnen
op dit gebied nog winst behalen. Vaak is een verklaring van goed
gedrag niet in het contract met het uitzendbureau opgenomen. Dan
denken bedrijven dat het niet nodig is een verklaring op te vragen,
omdat ze het uitzendbureau wel vertrouwen. De afdeling P&O zegt
bovendien vaak sollicitanten te kunnen doorzien. "Zet iemand
tegenover me en ik weet of hij te vertrouwen is", wordt dan gezegd.
Maar geloof mij, dat zie je met.'
Nynke Wielenga werkt bij Lensink Van Berkel Communicatie, Amersfoort
Fraude begint bij de 4 m's
1. Macht
2. Middel
3. Mogelijkheid
4. Motief
Jos Meekel, directeur Hoffmann Bedrijfsrecherche: 'Als de facilitair manager met pakken kopieerpapier onder zijn arm naar huis gaat, wat voor
een signaal geeft hij dan af?'
Rob Witkampff, vanuit Kern-Facility Executive werkzaam bij Stichting
Jeugd-formaat: 'Ga niet zelf de Sherlock Holmes uithangen, maar huur
een expert in'
Gerard Bongers, consultant/onderzoeker bij Securitas: 'Als ik vraag
wie een sleutel van welke ruimte heeft, krijg ik hele lijsten'
