Hoffmann in de Pers

Dit is echter niet meer van deze tijd. De facilitair managers of gebouwbeheerrders van tegenwoordig zijn hoog opgeleide medewerkers met bepaalde competenties en vaardigheden. Ze worden beoordeeld op de uitvoering van hun taken en verantwoordelijkheden. Deze groep van functionarissen nam een vaste plaats in binnen (non)-profit organisaties. Het zijn echte duizendpoten, belast met een breed dienstenpakket. Tot hun verantwoordelijkheden behoren naast de repro, de interne dienst, het restaurant en de inkoop van facilitaire diensten, ook het beoordelen van en meedenken over beveiligingsvraagstukken.

Zowel bij de overheid als in het bedrijfsleven zijn facilitair managers steeds vaker betrokken bij beveiligingsvraagstukken. En dit in de meest ruime zin van het woord. Een vraagbaak voor vragen over de technische beveiliging (beveiligingscamera's, tijdregistratiesystemen en toegangscontro-lesystemen, enz.) en organisator van de persoonlijke beveiliging voor het management en
bestuurder; het kan zo maar onderdeel zijn van de functie. Soms is de
facilitair manager ook nog verantwoordelijk voor de inkoop van allerlei trainingen en cursussen op het gebied van 'security-awareness'. Al deze taken en verantwoordelijkheden zijn te scharen onder de noemer 'risicomanagement'.

Deze ontwikkeling laat zich eenvoudig verklaren. De facilitair manager en zijn medewerkers zijn de oren en de ogen van een organisatie. Hun werkgebied bestrijkt de meeste plekken en zij hebben op meerdere lagen contact in de organisatie. Het is dan ook voor de hand liggend om de registratie van de meldingen van interne diefstallen aan de facilitair manager toe te wiizen.
Verder valt er op basis van statistieken en andere publicaties de maatschappelijke ontwikkeling te signaleren, dat medewerkers in het lgemeen individueler zijn ingesteld en in het verlengde daarvan zich minder betrokken voelen bij de organisatie, waarvoor zijn werkzaam zijn. Met alle gevolgen van dien. Het meenemen van kopieerpapier, servies, bestek en koffie uit de kantine en het stelen van persoonlijke eigendommen van collega's is meer regel dan uitzondering geworden. Deze diefstallen raken veelal aan het domein. waarbinnen de facilitair manager zijn werkzaamheden uitvoert en zijn verantwoordelijkheden heeft. In toenemende mate wordt deze manager daarom geconfronteerd met de vraag wat voor maatregelen hij gaat nemen om de diefstallen en inbraken te voorkomen.

Voorbeeldfunctie
Voor veel facilitair managers is in dit verband de belangrijkste vraag in hoeverre zij iets en wat zij tegen frauduleuze handelingen kunnen ondernemen? Hoe ver wil een organisatie gaan om hen te faciliteren? Meten zij zich daarbij aan de rol van een beveiligings- of politiebeambte? Of die van een dienstverlener pur sang, die vanuit zijn professionele gedrevenheid de middelen en mogelijkheden gaat inzetten, om op basis van preventieve maatregelen interne bedrijfscriminaliteit te voorkomen? Het bepalen van de uiteindelijke keuze van de facilitair manager is uiteraard aan de leiding van de organisatie. Als deze heeft gekozen voor een preventie aanpak van de interne bedrijfscriminaliteit, dienen de leidinggevenden en de directie deze aanpak uit te dragen in woord en daad. Commitment en het vervullen van een voorbeeldfunctie van de directie en leidinggevenden zijn, naast de interne organisatie en de bedrijfscultuur, dwingende voorwaarden om een preventieve aanpak succesvol te laten zijn.

Twee voorbeelden
Een werkgever voerde een toegangscontrole- en visitatieregeling in zijn organisatie in. Op basis van een elektronisch passeersysteem werd bij het verlaten van het bedrijfs terrein bepaald welk voertuig voor nadere controle door een beveiligingsmedewerker diende te worden geinspecteerd op het onrechtmatig meenemen van bedrijfsgoederen. Stelselmatig weigerde een van de leidinggevenden om aan deze controle mee te werken. Los van de functionele mogelijkheden om deze leidinggevende aan te spreken, is zijn gedrag saboterend te noemen. Andere medewerkers zullen dit gedrag overnemen onder het mom van "Waarom ik wel controle en de baas niet!".

Een andere werkgever hanteerde in zijn organisatie een anti-rookbeleid. Hij maakte dat kenbaar door met behulp van stickers 'verboden roken' op de deur aan te laten brengen. De rokers schikten zich hierin, en rookten voortaan buiten hun sigaret. De directeur zelf legde evenwel het verbod naast zich neer en genoot in zijn kantoor op de zesde etage genoeglijk van zijn 'Havanna'. Het laat zich natuurlijk raden dat de werknemers naarstig op zoek zijn gegaan
naar alternatieve rookplekken.

Zelfredzaamheid ?
Het voorkomen en bestrijden van interne bedrijfscriminaliteit is een vak apart. Deze vraagt om terzake kundige kennis. Facilitair managers kunnen hierin zelf overigens ook het nodige ondernemen. Daarnaast kunnen zij zich eventueel door professionele dienstverleners laten ondersteunen. Terreinen, waarop facilitair managers met zelfredzaamheid al zelf aan de slag kunnen gaan, zijn:

• Ondersteuning: iedere directie dient zich uit te spreken over de wenselijkheid van preventief beveiligingsbeleid. Indien zij zo'n soort beleid wenselijk achten, dienen zij daar ondersteuning aan te geven, de uitvoerende manager te steunen en zorg dragen voor financiering en het verschaffen van middelen om dit beleid uit te voeren.
• Sleutelbeheer; door het ontbreken van een actief en actueel sleutelbeheer (sleutelplan) beschikken ex-medewerkers en/of
  voormalig dienstverleners onrechtmatig over sleutels (in de meest
  ruime zin van het woord).
• Alarmcodes; door het ontbreken van een actief en actueel alarmbeheer (registratie van individuele en persoonlijk verstrekte codes) beschikken derden onrechtmatig over deze codes.
• Risico: onrechtmatig betreden van perceel met kans op diefstal, verduistering, sabotage en ernstige bedreigingen, zoals brandstichting.
• Cameraregeling, enerzijds voor de zichtbare beveiligingscamera's en
  anderzijds voor het (laten) installeren van zogenaamde verborgen
  camera's om fraude in beeld te brengen. De werkgever kan strafbaar
  worden gesteld voor het (laten) maken van zogenaamde heimelijke
  opnamen.
• Opstellen cameraplan; een beschrijving van de technische inrichting
  van het type en soort camera's, alsmede de locaties waar de camera's
  worden geplaatst.
• Controle op de werkafspraken met derden, zoals het beveiligingsbedrijf, het schoonmaakbedrijf, de cateraar en de
  groenvoorziening. Controle op de uren-lijsten, het personeel,
  uitvoering van werkzaamheden en verbruik van middelen.
• Controle op identiteit van de ingeleend / ingehuurdc derden (controle
  van identi-teitsbewijzen, afspraken met derden over
  aansprakelijkheden - vastleggen in service level agreements.
• Wagenpark; preventieve controle op brandstofverbruik, onderhoud en
  schoonmaak
• Bedrijfspomp; controleren van brandstofinname van bedrijfsvoertuigen.
• Kantine; steekproefsgewijze controle op verbruik (inkoop, verkoop,
  eigen verbruik, afschrijvingen en meenemen restanten).
• Automaatverbruik (input, opbrengst, contant geld).
• Registratie afvoer oud ijzer, pallets, papier, breuk, en goederen die
  over datum zijn.
• Screenen van vast en tijdelijk personeel (identiteit, referenties,
  aanvragen van een Verklaring omtrent het gedrag).
• Afspraken over en controle op inkopen door medewerkers bij lokale
  ondernemers.
• Afspraken over de bevoegdheden van de facilitaire medewerkers;
  verstrekken van opdrachten aan derden, wie mag betaalbaar stellen?
• four-eyes principe, contant geld.
• Beheer postkamer/repro; controle op taken en verantwoordelijkheden
  van de medewerkers.
• Actueel houden van de huisregels.
• In- en uitschakelen alarm, alarmopvolging, taken en
  verantwoordelijkheden van de particuliere alarmcentrale.
• Het merken van zakelijk eigendommen.
• Uitgifte en beheer van middelen (bijv. kantoor- en
  schoonmaakmiddelen).
• Regeling aangaande het ontvangen van relatiegeschenken.
• Het organiseren van trainingen voor facilitair personeel: agressie,
  integriteit, overval.
• Het bespreken van integriteit. risico's op fraude; het aankweken van
  bewustwording.
• Het bewustzijn van de facilitair manager om zelf het goede voorbeeld
  te geven.
• Beheer van de informatiestromen: postkamer, papierstroom,
  afvalstroom, diskettes/cd-roms; vertrouwelijke informatie {in- en
  externe verantwoordelijke), externe afspraken vastleggen in sla's.
• Preventieve controles van kleed- en toiletruimte, boven plafondplaten, achter closetpotten; binnen de organisatie communiceren.
• Het instrueren van eigen medewerkers om externe bezoekers en
  onderhoudsmedewerkers te vergezellen.
• Het registreren van de derden die diensten komen verrichten of op
  bezoek komen: inschrijven, naam (identificeren), kentekenregistratie
  van de auto.
  

Toets
Facilitair managers en gebouwbeheerders kunnen zich uitgenodigd voelen om al deze items de revue te laten passeren. Onderwerp u zelf aan een professioneel kritische toets. Bedenk daarbij een van de argumenten van frauderende medewerkers: "het ging zo makkelijk, niemand keek ernaar."

Jos Meekel is operationeel directeur bij Hoffmann Bedrijfsrecherche.
Hij is negentien jaar werkzaam op het gebied van repressief en
preventief onderzoek in relatie tot de interne bedrijfscriminaliteit.
Daarnaast is hij lid van de ASIS (American Society for Industrial
Security), ACFE (Association Certified Fraudexaminers) en van de
Beveiligingsmanagers Nederland.