‘Laat zien waar de grenzen liggen'
Is het echt zo dat de recessie leidt tot een toename van oneerlijkheid?
‘Wat we met name zien, is dat werkgevers tot vorig jaar over kleine voorvallen heen stapten. Dat ging dus om zaken als gestolen laptops en geschenkbonnen, en verkeerd declaratiegedrag. Nu gaat het allemaal wat minder goed, en dan besluiten ze om wél onderzoek te laten doen. De voornaamste reden daarvoor is het feit dat wanneer een werkgever kan aantonen dat een werknemer fraude heeft gepleegd, hij een handvat heeft om afscheid te nemen. Dat is ook een afweging die men maakt: Wat kost het als ik naar de kantonrechter ga, en wat als ik bedrijfsrecherche inschakel?
‘We hebben bijvoorbeeld net een onderzoek gedaan in een groot bedrijf. Daar was een medewerker die met zijn handen in de kluis zat. Hij had een jaar of vijfentwintig eigenlijk altijd goed gefunctioneerd. De klant heeft navraag gedaan bij zijn advocaat, en die zei: "Als je met een ontslagaanvraag naar de rechter gaat, kost dat je honderdduizend euro. Kijk eens wat bedrijfsrecherche voor je kan doen en wat de kosten daarvan zijn". Uiteindelijk heeft ons onderzoek de klant tussen de zeven- en negenduizend euro gekost. Het probleem is opgelost, de man heeft bekend, en hij heeft zonder veel problemen afscheid genomen van het bedrijf. Dat klinkt heel hard en zakelijk, maar de klant heeft zo wel negentigduizend euro bespaard.'
Het is dus eigenlijk vooral zo dat de regels nu strenger worden toegepast?
‘Je ziet twee sporen. Aan de ene kant is de werkgever inderdaad strenger. Aan de andere kant zien mensen dat het slechter gaat met het bedrijf. Ze denken dat er misschien mensen weg moeten, en vanuit die gedachte halen ze goederen weg of gaan ze frauderen, zodat zij in ieder geval wat extra's achter de hand hebben. Dat gaat soms om kleine dingetjes. In een technische omgeving bijvoorbeeld verdwijnt een gereedschapskist of een hydraulische boormachine.'
Zijn werkgevers in economisch goede tijden te laks met veiligheid, als ze blijkbaar bereid zijn om diefstal van een laptop door de vingers te zien?
‘Bij personeelsschaarste wordt men kennelijk wat minder kritisch. Men vindt het wel vervelend, en zo'n interne diefstal wordt wel geregistreerd, maar meer gebeurt er niet mee. Want als je dat intern wilt onderzoeken, kost dat ook geld. Dus dan is het: Laat maar zitten, we zijn druk met ondernemen, laten we daar mee doorgaan. De betreffende persoon wordt er wel op aangesproken, maar we maken het vaak mee dat zo iemand vervolgens gewoon mag blijven zitten. En dan krijg je de situatie dat iemand terugkeert op de afdeling terwijl collega's weten dat hij schuldig is aan diefstal of gefraudeerd heeft...'
In veel bedrijven worden cv's nog altijd nauwelijks gecheckt, laat staan dat antecedenten worden gecontroleerd. Heeft u daar een verklaring voor?
‘Je ziet dat de werkgever aan de voordeur een zekere laksheid laat zien, maar ook wel gêne. Want je moet allerlei vragen gaan stellen, terwijl je al blij bent dat je iemand binnen kúnt halen. Dan ontstaat er de angst dat je te veel vraagt, want die werknemer kan kiezen uit tien verschillende werkgevers, dus die kan ook zo weglopen.
‘Het is nu een iets andere tijd - het is momenteel weer een werkgeversmarkt - maar ook als dat niet zo is, moet je goed opletten wie je binnenhaalt. Kijk goed naar de opleiding en de competenties. Bij bepaalde posities moet je gewoon nagaan of iemand wel is wie hij zegt dat hij is, en of hij wel echt gekwalificeerd is.
‘Je hoeft daarin niet door te schieten. Het is redelijk gemakkelijk in kaart te brengen wat de gevoelige posities zijn. Als je vijfhonderd man personeel in dienst hebt, en je gaat die allemaal screenen, dan zou ik dat extreem vinden. Maar als je een Verklaring Omtrent het Gedrag aanvraagt, en je controleert de adresgegevens op basis van twee documenten, dan heb je in ieder geval wel een eerste check. En hoe hoger iemand in de organisatie komt en hoe meer mogelijkheden hij heeft om te frauderen, hoe zwaarder je als organisatie zo iemand moet screenen.'
Het cliché wil dat de butler - of de schoonmaker - het heeft gedaan. Maar wordt er in de top niet veel meer gesjoemeld?
‘Fraude en diefstal komen op alle niveaus voor, maar het verschil zit ‘m in de waarde en de mogelijkheden. Iemand op de werkvloer, of een monteur in zijn busje op de weg, kan bijklussen of onderdelen verdonkeremanen. Als hij heel enthousiast is, heeft hij er nog een eigen bedrijfje naast, maar dan houdt het wel zo ongeveer op.
‘De laag erboven heeft de macht, de middelen en de mogelijkheid om grootschalig aan de gang te gaan. En als dan het motief er nog bijkomt, dan zitten de hoger geplaatsten vaak op de plek waar de opdrachten worden verstrekt. Ze hebben de software en de hardware om iets in gang te zetten, zonder dat het direct opvalt. Ze hebben de macht om instructies te geven, en ze genieten een bepaald vertrouwen, want anders zit je niet op een management- -of directiefunctie. En dan kun je redelijk makkelijk piraatje spelen.'
Het motief is in 80 procent van de gevallen zelfverrijking. Wat drijft de overige 20 procent?
‘Je hebt mensen die het doen uit rancune of vanwege het prestige. En dan heb je nog de categorie die het gewoon leuk vindt om te doen. Ze houden er wel wat aan over, maar ze hebben er op een ziekelijke manier ook lol in. Dat zijn er echter niet zo veel. De meeste fraudeurs willen er gewoon beter van worden, en of dat nou gebeurt met goederen of geld, dat maakt hen niet zoveel uit.'
Zijn diefstal en fraude ‘besmettelijk'?
‘Als mensen zien dat je ermee wegkomt - en dat heeft alles met de cultuur binnen de organisatie te maken - dan krijg je kopieergedrag. De leidinggevende heeft daar ook een rol in: De baas doet het, dus dan mag ik het ook. Maar collega's stimuleren elkaar ook, als ze merken er geen vragen worden gesteld over declaraties of over tankgedrag, of wanneer zakelijke tickets probleemloos worden omgeboekt voor privéreisjes. Mensen gaan er toch over praten tijdens de lunch of als ze buiten een rondje lopen. En dan kan verkeerd gedrag zich als een vlek over de organisatie verspreiden.'
Hoe voorkom je nou dat er een bedrijfscultuur ontstaat waarin gesjoemel de norm wordt?
‘Zorg in ieder geval voor een aantal gedragsregels. Dat begint met heel simpele dingen als: Hoe laat beginnen we en hoe laat gaan we weer naar huis? Wat spreken we daar over af? Wat verwacht je van mensen als het gaat om kleding? Hoe presenteer je je naar klanten toe? De monteur die de weg opgaat, hoe ziet zijn auto er uit? Hoe ga je om met sleutels, met spullen van de werkgever, met bedrijfsmiddelen? Eigenlijk moet je proberen een goede "huisvader" of "huismoeder" te zijn voor de spullen die je hebt, en dat moet je ook laten zien.‘Als je als werkgever voldoende duidelijk bent over de interne afspraken en de directie gedraagt zich ook integer, dan bereik je vaak heel veel. Mensen hebben gewoon behoefte aan duidelijkheid. Je moet laten zien waar de grenzen liggen. Maar we weten ook wel dat zoiets voor bedrijven vaak een hele klus is. Dan stel je regels op, en dan begint de discussie: Moet dat nou, het gaat toch goed?'
Diefstal is één ding, maar ook medewerkers die zich onterecht ziek melden, kunnen een flinke kostenpost vormen.
‘Daar wordt van de werkgever verlangd dat hij eerst zijn eigen verantwoordelijkheid neemt. Stel, iemand wordt ziek, en dat wordt wat hardnekkig. Dan blijkt dat hij aan het bijklussen is. Als werkgever moet je dan eerst contact opnemen met je medewerker en zeggen welke signalen je krijgt. Waarschuw dat, áls die signalen kloppen, je een probleem hebt. En leg dat vast in een dossier.
‘Ik heb een positief mensbeeld, maar het is wel mijn ervaring dat zo iemand na die waarschuwingen doorgaat met bijklussen. Want hij is gewend aan die extra inkomsten. Pas dan is het tijd om bedrijfsrecherche in te schakelen. De betrokkene wordt achteraf geïnformeerd en geconfronteerd met de bevindingen, en met eventuele foto's die we hebben gemaakt.
‘Door de jaren heen is wel gebleken dat rechters redelijk rücksichtslos zijn als iemand zijn baas belazert, is gewaarschuwd, en toch doorgaat. Het is mijn ervaring dat de rechter in acht van de tien gevallen dan zegt dat ontslag terecht is. Maar je moet als werkgever eerst zelf actie ondernemen voordat je een rechercheur onderzoek laat doen. Anders vindt de rechter dat je excessieve middelen hebt ingezet en vraagt hij toch: Waarom heeft u niet eerst zelf even gebeld?
‘Overigens neemt dit soort opdrachten wat af. Mensen zijn in deze tijd toch voorzichtiger, uit angst dat ze worden ontslagen.'
Hoe ver gaat het in de gemiddelde organisatie voordat uw bedrijf wordt ingeschakeld?
‘Bij de grote fraudezaken, waarbij steekpenningen of vervalste facturen in beeld komen, is men redelijk voortvarend. Er is wel enige schroom, want je moet met de vuile was naar buiten, en dat wil eigenlijk niemand.
‘Bij kleinere voorvallen zie je dat men eigenlijk "spaart". Komt iets één keer voor, dan zegt men: Laat maar zitten. Een tweede keer dat er een portemonnee wordt gestolen, wordt dat lastiger, want dan gaan er meer mensen piepen. Bij een derde keer móét je wel iets doen, want dan zeggen de medewerkers: Ik voel me niet veilig en ik wil gewoon mijn spullen kunnen laten staan.
‘Het is dus afhankelijk van de voorvallen. Gaat het om bedreigingen of seksuele intimidatie, dan vinden werkgevers dat dermate ernstig dat ze hier gelijk op de stoep staan.'
Welk huiswerk moeten bedrijven zelf doen voordat ze een bureau voor bedrijfsrecherche inschakelen?
‘Werk met camera's, als daarvoor een protocol in het bedrijf is. Of voer gesprekken met mensen. Breng in kaart wat er is gebeurd, kijk naar voorvallen. Maak gebruik van digitale techniek, kijk naar de interne administratie. Wellicht is er een informant of tipgever.
‘Maak met name gebruik van de mensen die er werken. Want die hebben kennis van zaken, die weten wat er gebeurt. Vraag mensen wat de gaten in het systeem zijn: Hoe zou jij het doen? Dat vinden ze een rare vraag, maar je ziet toch dat mensen dan zeggen: Als ik het zó zou doen, dan zou het lang duren voordat iemand het zou ontdekken. Zo doen wij de onderzoeken ook. Als wij zaken in kaart brengen, gaan we met mensen praten.
‘Bedrijven kunnen heel veel zelf doen, en ik vind dat ook wel de rol van de werkgever. Het is zijn verantwoordelijkheid als er dingen fout gaan. Maar soms komt er een punt dat het te emotioneel wordt, en dan wordt het tijd om een derde in te schakelen. Of het management bereikt het punt waarop het denkt te weten wat er aan de hand is, maar inziet dat het de situatie misschien door een gekleurde bril ziet. Dan wil het van ons een conclusie. Dat zie je ook wel vaak gebeuren. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat het om een heel complexe situatie gaat, dat laat je als bedrijf toch door een professional doen.'
Bestaat de perfecte bedrijfsmisdaad?
‘Nee. Je wéét dat je gepakt wordt. Dat kan lang duren, dat kan kort duren. Iemand die fraudeert, gaat zich ernaar gedragen. Die gaat erover praten, gaat stoere verhalen ophangen. Eerst buiten, op de voetbalvereniging of tijdens het golfen. En dat sijpelt op een gegeven moment door en komt terug bij het bedrijf. Mensen knopen zichzelf op een gegeven moment op, uit hebberigheid of doordat ze opvallen.'
Jos Meekel (51) was aanvankelijk van plan om leraar te worden. Maar naarmate het moment dichterbij kwam dat hij voor de klas moest gaan staan, nam de twijfel over die beroepskeuze toe. Hij ging liever achter misdadigers dan achter spiekende leerlingen aan, en stapte over naar de politie.
Na zes jaar besloot hij dat de ambtelijkheid van het politiekorps niet bij hem paste, en switchte naar Hoffmann Bedrijfsrecherche. Hij is in het veld begonnen, met onder meer observeren en undercover werk. Sinds zes jaar is hij operationeel directeur.
